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办公室收文处理的环节和注意事项有哪些?

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办公室收文处理的环节和注意事项有哪些?

办公室收文处理的环节和注意事项有哪些?

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    2018-02-17 10:20:30
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     收文处理包括对来文的签收、拆封、登记、分 办、传阅、拟办、批办、承办和催办等环节。
    (1) 签收要做好“清点”、“检查”、“签字”三 件事。清点,即仔细清点收件数量,并核对其与投递单 或传真页码所标是否相符。检查,即检查信封、信套或 传真件上所注的收件单位、部门和姓名是否应由本部门 所收。
      如有误投应退回,或转递、代收。签字,即清 点、检查无误后,在回执单上签字并注明收件时间。 (2) 拆封要确保“完好”、“完全”、“完备”。 完好,即保持原封和封内信件的完好无损,尤其注意保 持原封上发信单位名称、邮戳等的完好。可在拆封前轻 敲信封底部,使封内物件落到下部,然后再从上面剪 开。
      完全,即拆封后注意将封内材料毫无遗漏地完全取 出,清点清楚,码放整齐。完备,即拆封后有效处理。 如需转出,一定要确认无误后再转;如是指定专人保管 的密件,须按保密要求处理,防止泄密。 (3) 登记要记录好文件的来源、去向、密级、缓 急程度、编号、题目和主要内容等项,做到不漏登、不 错登,不随意涂抹,字迹清晰、工整、规范。
       (4) 分办要做好分类,将文件按缓急程度、密 级、类别和内容涉及的业务部门进行分门别类,进而分 送给相关人员或承办部门。 (5) 传阅在工作职责范围内传阅文件,根据文件 的内容和缓急程度,遵循先主办、后协办的原则,迅 速、准确地进行传阅。
       拟办是对来文如何处理提出初步意见,供领 导或部门负责人审核决定的过程。需拟办的情况主要有 以下三种:上级单位主送本单位需要贯彻落实的文件; 本单位所属部门或下级单位主送本单位的请示性文件; 平行单位或不相隶属单位送本单位需答复的文件。
      拟办 意见要准确恰当,努力吃透需拟办文件的精神和内容, 根据不同的问题、要求和实际情况,分别提出具体、切 实可行的拟办意见。 (6) 批办。是针对来文处理情况的指示性意见,或 对拟办情况的肯定或否定。批办意见中须写明承办部 门,并指明如何承办,对于要件和急件,还要限定承办 完毕的时间。
       (7) 承办即按照领导批示承接办理所需事项,如 拟制文件、筹备会议、处理问题等。 (8) 催办需要催办的文件主要有以下几种:上级 单位主送本单位并需要承办的文件;下级单位主送本单 位的请求性文件;平行单位或不相隶属单位主送本单位 并需答复的文件。
      催办可以采取多种形式,主要有电话 催办、发函催办、上门催办等。

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    2018-02-17 10:20:30

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