（1）提出会见、会谈要求，并将要求会见、会谈人的姓名、职务、会见什么人、与什么人会谈，以及会见、会谈的目的告知对方。同时要主动了解对方具体安排（人员、时间、地点），并通知出席人员
（2）安排会见、会谈的一方，应主动了解对方出席人员、目的等，并通知已方出席人员。将会见、会谈时间、地点、主方出席人、具体安排、注意事项通知对方。
（3）准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员名称。主人应提前到达。
（4）会见、会谈场所应安排足够的座位。会谈如用长桌，事先排好座位团，现场放置中外文座位卡。
（5）视情可安排扩音器。
（6）如有合影，事先排好合影图。
（7）备饮料（茶水、咖啡或冷饮）。
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