(1)提出会见、会谈要求,并将要求会见、会谈人的姓名、职务、会见什么人、与什么人会谈,以及会见、会谈的目的告知对方。同时要主动了解对方具体安排(人员、时间、地点),并通知出席人员
(2)安排会见、会谈的一方,应主动了解对方出席人员、目的等,并通知已方出席人员。将会见、会谈时间、地点、主方出席人、具体安排、注意事项通知对方。
(3)准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员名称。主人应提前到达。
(4)会见、会谈场所应安排足够的座位。会谈如用长桌,事先排好座位团,现场放置中外文座位卡。
(5)视情可安排扩音器。
(6)如有合影,事先排好合影图。
(7)备饮料(茶水、咖啡或冷饮)。