外交代表机关通常分为三级：以大使为馆长的称大使馆（以高级专员为馆长的称高级专员公署）；以公使为馆长的称公使馆；以代办为馆长的称代办处。
外交代表机关的主要职能有：1。 在接受国中代表派遣国；2。 代表本国政府同接受国政府进行联系和办理各种交涉，商谈两国关心的国际问题和交涉两国关系上存在的问题等等；3。
   在国际法许可的范围内，保护本国及其侨民和企业在接受国中的利益；4。 通过一切合法手段，即通过接受国公开的报刊、出版物、广播以及同接受国官方机关接触等途径了解和调查接受国的政治、经济、军事等各方面的情况和事态，并向本国政府做出报告；5。 促进本国和接受国之间的友好关系和发展两国间经济、文化和科学关系等。
  
领事是政府派驻外国，维护本国利益，保护本国公民及法人合法权益的官员，驻外领事馆是其工作机构。根据《维也纳领事关系公约》的规定，领事官员的职责主要包括以下几个方面：
　　1、促进派遣国与接受国关系的发展。积极开展同领区内地方政府和社会各界的广泛联系和友好交往；利用各种合法渠道，广泛开展对外宣传工作，介绍本国在各方面的发展状况；采用一切合法手段调查接受国的经济、贸易、科技、文化和教育等方面的情况，并向本国政府报告。
  领事官员通过上述活动，增进本国与外国的相互了解，促进友好合作关系的发展。
　　2、保护本国公民及法人的正当权益。公民享有本国领事保护的权利。当其正当权益如人身安全、财产权益等受到侵犯，或受到歧视和不平等待遇时，领事官员应采取一切必要措施加以保护，必要时进行交涉，包括要求惩凶、道歉、赔偿损失、防止事件再次发生和取消无理措施等。
  本国公民若被逮捕、监禁或以其他方式被剥夺自由，有权要求会见领事官员或与之通讯。领事官员有权探视该公民。 
　　3、颁发护照和签证。 领事官员为本国公民颁发、换发、补发身份证件。为前往或途经本国的外国人颁发签证。
　　4、担任民事登记员和公证人。
  领事官员在民事和司法方面的职务通常包括接受有关国籍问题的申请、登记本国公民的结婚、出生、死亡等。领事官员为本国公民出具在本国境内外使用的文书，为外国人出具在本国境内使用的文书。认证本国和驻在国有关当局所颁发文书上的签字和印章，以便在使用时具有法律效力。
  
　　5、领事职务还包括：处理有关本国公民遗产的事务。转送司法文书和司法外文书或执行嘱托调查书或代派遣国法院调查证据的委托书等。 
　　6、关于船舶、飞机和火车的职务。领事官员对具有本国国籍的船舶、飞机和火车、汽车等交通运输工具行使监督和检查权并向其提供必要的协助。
  特别是驻在国当局对其采取强制措施时，应通知领事官员，以便实施领事保护。
　　领事官员承担着许多政府部门的职责，因而与公众之间的联系十分密切。一国政府同居住在国外的本国公民的联系几乎都是通过领事官员进行的。