以下步骤是写总结时常用的步骤：1。前写作阶段(1)明确主旨。拟写工作总结要以实际工作需要为依据。因此，在动笔之前首先要弄清楚总结 的主旨，即总结的主题与目的。以下几项内容是一个明确的主旨所必须包括的。①对总结的中心内容一定要有明确的认识。比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样、存 在哪些问题、解决方式和须协调的事项有哪些等。
  再如请求事项，对那些拟请上级机关答复或解决 的问题要着重说明。②对总结的发送范围和阅读对象要有清楚的认识。要明确是向上级汇报工作，还是向有关单 位推广、介绍经验，是给领导、有关部门人员阅读，还是要传达给全体人员。①明确总结的具体要求。对于要得到的对方的回应有一个明确认知，是供收文机关贯彻执行， 还是参照执行、研究参考、征求意见等。
  总之，总结必须对采取的方式、阐述的问题、达到的目的有一个清楚的认知。只有对这些问题 做到心中有数，才能落笔。(1)收集有关资料。例如，拟写一份简短的总结，专门的材料搜集和调查研究就是不需要的，在 明确总结主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。如果问题较为复杂，还要进行具体的分析和综 合。
  如果总结的篇幅较长，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。占有材料,是总结的起点，是基础功夫。只有“详细占有”才能较好的占有材料。所谓详细占 有，一是对实践的全过程要有详细了解。如一年的工作可分多少个阶段、各阶段抓了哪些事情、遇 到过什么困难和问题、如何去解决、结果如何，这些都应该了解。
  二是对典型实例要正确把握。典 型实例，不一定就是“先进典型”。矛盾的典型实例、做法的典型实例、收效的典型实例、群众意见的 典型实例都可以。对这些实例，要摸透前因后果，将其来龙去脉概括得清楚明了。三是掌握关键的 数据。绝对数字、百分比都要清楚,做到心中有数。
  四是对各种背景材料要悉数掌握。背景，指工 作的历史和环境,如本单位过去的情况、兄弟单位的情况、国内外的气候和国家有关的政策法令等， 这些都应有所了解，将其中的发展以及联系总结出来。占有材料，一靠平时的积累，即平时要做有心人，须时时处处留心，把有参考价值的材料记录下 来,适当的时候进行整理。
  二靠专门的调查，即在接受写总结任务后，有目的地在一定范围内调查。总结资料的搜集要从哪几个方面着手？具体来说有以下几个：①对计划的落实情况进行搜集。其中包括计划的完成情况、典型人物、事例、统计数字、图表、 主要成绩、存在的问题、距离上级或单位领导要求的差距、是否有失误或错误等。
  平时要注意搜集 这些资料，有时，机会稍纵即逝，回头再做就麻烦了。②对本单位的历史档案资料进行查阅。包括本单位历年的年终综合总结、阶段性的单项主题 性总结、汇报材料、对外宣传材料等。查阅工作还可以借助于本单位的资料收藏室和档案室的 收藏。③借鉴兄弟单位的成功经验。
  这还是要靠平时留心积累，此外网络浏览也是不错的方式。④听取领导意见。领导在本单位的工作中扮演决策者、指挥者的角色，对全盘工作一般都有总 的看法，而且掌握不少材料,能为总结定出个基调、搭一个框架，我们必须尊重他们的意见。执笔者 可预约领导人，个别交谈,也可以在领导机关某些会议上进行旁听。
  ⑤听取群众意见。个别交谈或开座谈会都是听取群众意见的方式。关于开座谈会（调查会）， 毛泽东有过经典的阐述:“三五个、七八个是座谈会的最佳人数，会前要通知准备，会上让人把话谈 完，可以针对不同意见进行讨论。执笔者要出席，冷静倾听，适当记录，不要靠转告。
  ”⑥发表格调查。通过这种途径可以占有数据、了解全书。有关表格要按需设计，既要科学，能 说明问题，又要简单易行，便于作答和统计。发给有关单位和个人，请他们逐项如实填报。然后根 据回收的表格进行分类统计。⑦对党和国家的有关方针、政策、理论和领导指示进行深人学习。
  做好理论准备，摸准领导意 图可以事半功倍。揣摩领导意图时，对领导的一些细节上的含蓄表达要时刻注意。例如在期中教 学质量检查中，校领导要到各个基层单位现场检查、听取汇报等，其间领导会自然流露出其喜恶，言 谈举止也不一样。作者自己要努力把握总结的侧重点。
  当然，领导对总结的具体意见更为重要。(2)进行分析研究。占有材料之后，就要分析研究。其实，每次调查，获得某些材料之后，都要 进行分析。掌握了丰富的材料，全面、系统的分析就更是必需的。关于分析，毛泽东通俗地将其说 是“ 一分为二”，即“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”。
  具体地说，就是分析粗糙的和精确 的材料，舍弃粗粮的，保留精确的;把虚假的和真实的材料一分为二，舍弃虚假的，保留真实的;再进 一步，用联系的、发展的观点，分析那些精确的和真实的材料;最后，透过现象抓住本质，得出规律， 引出必然的结论。分析时可运用各种具体方法。
  简单易行的是先后排队法、分类排队法、层层剥笋法和相互比较法。剖析各种材料，并掂掂各自的分量，从中找出特点，逐步明确成绩、做法、问题和 经验。这样,就能逐步归纳出总结的中心和重点。通过认真的调查和深入的分析，从而逐步显示总 结的轮廓。但是，在用文字表述出来之前，认识总有一定的朦胧性和杂乱性。
  为了整理客观材料和 主观思路，使之明朗化和条理化，就要着手编写结构提纲，搭建一个写作的“架子”，画出一个“蓝图”。总而言之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，有利于实现对素材全面、丰富的掌握，了 解问题的各个方面，然后实现认识的飞跃。2。
  写作阶段(1)拟出提纲，安排结构。在收集材料的基础上，要先拟订出一个写作提纲。拟写的总结内容 要点便是提纲。拟出提纲是勾画出结果的主要框架，以便正式动笔之前对全篇做到胸有成竹，使写 作进展顺利，避免中途返工的可能。总结的具体情况、个人的写作习惯、写作的熟练程度等共同决定着提纲的详略。
  篇幅不长的总 结，可以对总结的结构进行一下大致安排,先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。 篇幅较长、比较重要的总结，所拟定的提纲往往会较详细,会包括共分几个部分，每一个部分又分成 几个问题，要用哪些材料来说明各种问题等。提纲文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。
  当 然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。撰写提纲时，相关人员可针对总结的基本观点来召集进行集体讨论研究和修改。由两人以上 分工合写的总结，更需要共同研究写作提纲，否则会出现前后重复、脱节或相互矛盾的问题。(2)落笔起草、拟写正文。1)在正文的拟写中要注意以下几点。
  拟出提纲，安排好结构后，要按照提纲所列的顺序，紧扣 主题撰写正文。写作中应注意以下两点：①观点鲜明，用材适当。也就是说要用观点来统领材料，材料要服从于观点。运用材料要能说 明问题，将材料与观点结合起来。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清、模棱两可、词 不达意、似是而非。
  如果观点不明，则令人不知所云。若空有观点而实际材料缺乏。就会使人感到 抽象空洞、缺乏依据、难以信服。若材料繁杂而观点模糊，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解 总结的意图。②语句简洁，交代清楚。拟写总结既要尽量节省用字、缩短篇幅，使总结简练通顺，同时还要交 代清楚各种问题。
  2)拟写正文的步骤。下面7个步骤是拟写正文时所必需的。但是具体写作并非按总结文体的 结构模式顺序进行，而是首先写一下基本经验,把“撰写前言部分”排在“问题和差距”、“设想或打 算”和“成绩和做法”之后，标题写作则在其后，落款和日期放在最后。现分述如下：①撰写前言部分。
  前言部分包括单位名称、工作性质、主要任务、时代背景、指导思想以及总结 目的、主要内容提示等。介绍客观情况是这部分的主要目的。②概括成绩和做法。如果是专题性总结，可用典型人物、事例、统计数字、图表列述等方式。如 果是综合性总结，采用横式结构分述是比较恰当的。
  这一部分是对计划落实的情况而言，主要是评 价一下工作情况和工作方法，也是客观存在的实际，只是要进行条理性的概括。③对那些具有规律性的基本经验进行分析归纳。这是总结的主体部分,也是总结的理论价值 的体现，能够指导今后的工作，也是总结写作首先要解决的“攻坚战”。
  例如期中教学质量检查的总 结写作就是对学风、教风、校风建设的分述。④列出存在问题和差距。分类列述存在的问题、差距和不足。反面典型人物和事例用统计数 字、图表等说明更具说服力。用基本经验的理论视野来俯瞰具体实践，则会出现明显的问题和差距。⑤今后设想或打算。
  一般包括改进工作的措施、应该吸取的经验教训或解决问题的办法和需要新出台的举措、开展的工作等。所提出的今后设想或打算要针对存在的问题或差距而提出，那样 针对性和说服力才能较强。这部分涉及今后工作的开展,要重点写作。①拟定标题。此时总结文体已成，全局已定，标题的拟定会相对简单。
  ②签署落款和日期。2。后写作阶段以下8个步骤是后写作阶段的主要流程:修改润色;版面设计;打印文稿;请领导审阅，提出修改 意见;必要时征求群众意见;分析反馈意见，做出相应修改;反复修改;领导审定,成文。后写作阶段的主要工作在于认真修改初稿。写文章需要下工夫，自古以来好文章都要经过反 复修改，写总结也一样，尤其是重要的总结，只有反复修改才能写出质量较高的总结。
  修改主要包 括以下几个方面：(1)主题的修改。要看主题是否明确、主题论述是否集中、主题挖掘是否探刻。(2)观点的修改。观点和表达上是否有问题。(3)材料的修改。材料是总结的基础，有了正确的观点，其表现还依赖于适当的材料。(4)结构的修改。修正总体结构，可以使全文更加严谨、贯通。
  (5)语言的精练。主要是对不通顺的语句、不规范的字和标点进行修改。要认真细致地进行修改工作，必须有足够的耐心和精益求精的精神。需要指出的是，现代写作 学把修改列入写作系统,笔者之所以把修改列人后写作阶段，首先是因为应用文体的写作不同于其 他文体，需要在打印文稿之后由领导审定，并修改多次，直到审定成文，而打印文稿当属于后写作阶 段。
  其次，后写作阶段中的5个步骤都关乎总结的修改，如提炼主题、调整结构、删改材料等，既可以 回溯到写作阶段的立意、行文，又可以回溯到前写作阶段的通过阅读而搜集、增加的写作材料。