一般来说，所有物业的租赁或买卖，交易双方是必须亲自出席签署所有文件的。不过，当业主或买家/租客因身在外地，或者时间不容许，不能亲身出席签署文件，交易便可能因而告吹，因此，为顺利完成交易，有关人士便会采用授权书形式授权一人或多人，代为签署所有文件及处理有关交易事宜。
授权书的内容主要注明所授权者及被授权人的姓名、授权事项、被授权人所拥有的权利及责任，并由业主签署作实。若在律师行签订授权书，出现问题机会便比较低，因为负责律师应会清楚查核业主的身份，才会安排业主签订授权书。 假若授权书是在海外签订，该授权者除需要聘请当地律师代为办理，还可能需要得到当地国际公证人见证或/及要得到当地中国领使馆加签方才有效。
另外，授权人签署授权书后，并不等于丧失物业的权利。事实上， 授权者是仍然拥有物业权益的，可随时指示第三者不用理会该授权书的效用，而业主本身可随时将物业透过任何方式处置。 。
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