在Excel中,如何将A表中的内容去核对B表中的内容?
校对妙招。 一、她念我听 选中要进行校对的单元格区域,比如图1中的A1:B5。依次单击“工具”→“语音”→“显示‘文 本到语音’工具栏”,该工具栏就会出现在EXCEL编辑区中,单击其中的第一个按纽,EXCEL即可 开始朗读。你就能眼睛看着纸稿,耳朵听着声音,慢慢在校对了,够惬意了吧。
说明:该项功能不会随EXCEL 2003的默认安装而安装,首次使用时,系统会提示你添加,请按提 示操作。如果你在安装Office 2003时选择了删除备份文件,系统会提示你插入安装盘。 图1中的第二个按纽是停止朗读,当你发现有错时,请及时单击之,以便进行修改,修改后再单击 第一个按纽,校对又能继续进行。
事实上,很多人为了追求快速校对,一般是左手拿纸稿,右手 修改,按一下ESC键也可暂停朗读,以便于修改。 单击第三、四个按纽,可设置按行进行校对还是按列进行校对。 二、更高的校对效率 上述方法很省事,但速度较慢。专业的录入员在操作EXCEL时,一般是用专业的指法从数字键盘录 入数据,与其听EXCEL读一遍还不如重新输入一遍来得快,当然,这里的重输一遍是有目的的—— 快速校对。
图2是一张工资表示意图。当然,一般的工资表列数都比较多,可将用于校对的列安排到后面去, 要用时才让其显示出来。下面是个体的设置方法: 1.单击“视图”→“工具栏”→“窗体”,将窗体工具栏显示出来,在U1单元格插入一个“组合 框”。 2.在V4:V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容,这里的内容一定要与工资 表表头即B3:D3中的内容保持一致。
3.右击组合框,选择“设置控制格式”→“控制”选项卡,在“数据源区域”后的文本框中输入 V4:V6,在“单元格链接”后输入U1。今后,我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工 资”、“奖金”、“扣除”,同时,U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。
4.在U3单元格中输入函数 IF(T4=CHOOSE($U$1,B4,C4,D3),1,0) ,再用EXCEL的自动填充功能将 其复制到U3下面的单元格中。 5.试用 至此,基本功能已经具备,可以试用一下了。单击组合框,选择要对哪一项进行校对,比如“基 本工资”,接着,在T4:T8单元格中将每人的基本工资重输一遍,如果B4中的数据与T4中的数据 相等,U4中会自动填入1以示正确,如不等,则自动填入0以示错误。
同理,如果用组合框选择另一项,如“奖金”,U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值 进行比较并提示正误。 对大量数据进行校对而言,这种方法的效率较高,可以集中重输,集中修改。可能也有人会问, 要是第二次也输错了,咋办,其实,两次输错的几率本就不高,更何况,只有两次错误完全相同 时,这种方法才会失效,这种几率几乎为0,放心使用吧。
一般地,工资表的栏目不会随时发生变化,可将上述工作表制成模板,就能一劳永逸了。 提示:为使给出的出错提示更加明显,还可在U列设置条件格式,比如让出错信息显示为红色等, 设置条件格式的方法:选中U4:U8单元格,单击“格式”→“条件格式”,得到图3对话框,可在 图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。
接着单击“格式”,打开 的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同,可对符合条件的单元格数字设置字 体、字号、下划线……等,你认为哪种最醒目就选择哪一个。 6.发放自如 有些工资表列数较多,我们不希望T、U、V等列占据有限的可视空间,还可将这几列随时进行隐藏 或显示。
用窗体工具栏插入两个命令按纽,将其分别改名为“开始”、“完毕”。 录制与“开始”按纽相关的宏,宏里只包含一步操作:隐藏F列至S列,然后将该宏指定给“开 始”按纽。 同理,录制另一个宏,宏里包含的操作也只有一步:对刚隐藏的列取消隐藏属性。
今后,我们只要单击“开始”按纽,F列至S列就会隐藏,供校对的几列就能显示出来。校对完毕 再单击“完毕”按纽,刚隐藏起来的列自动打开,将用于校对的几列挤出视野。 。
另建个空表,在A1格输入下式后,向下向右拉放复制,只要不符的地方就会有提示了。 =IF(A!A1=B!A1,"",IF(A!A1<>B!A1,ADDRESS(ROW(),COLUMN(),4,4)&"格不符"))
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