用ABCD法则安排工作计划。 秘书在工作中，可以参照管理心理学中的时间安排方法，用第二方框的方式来确定工作的先后缓急。它不是把注意力集中在事物和时间上，而是集中在维持、增进关系和取得成果上。确定一个活动的性质要看两个因素：紧急性和重要性。
紧急性意味着需要立即去注意它，它是现在发生的、紧急的事情催迫我们立即去做，比如，电话铃声响起等。紧急的事情对我们来说往往是看得见的，或是燃眉之急需要我们即刻采取行动的，而且，有时紧急的事情处理起来是令人愉快的，受人欢迎的，但它们往往又不是最重要的。
另一方面，重要性则与结果有关，如果某件事情是重要的，它会有助于你的使命，你的价值和目标，但重要而不急的事情往往需要你更多的主动性，更多的积极性。我们须主动抓住机会，才能正确处理好。所以，秘书要兼顾两个方面的因素来合理地安排自己的时间。可以列出以下优先等级。
重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于A类，比如，危机事件、迫切的问题、限期完成的工作等。 重要而不急的，属于B类，应接着处理，比如，准备工作、预防措施、制定计划、发展关系等。 属于C类的，比如造成干扰的事情、一些电话、信件、一些报告、会议、许多迫在眉睫的事情、符合别人期望的事情，这些事情有时间才做。
D类的可以不做。 每日从A类依轻重缓急顺序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。 先做A，重而急；次做B，重而不急。 再做C，急而不重；不做D，不重不急。
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