随着竞争的激烈，人们生活的节奏加快，时间也就显得越来越宝贵，所以在和对方 进行电话交谈时，更要学会控制时间。如何控制电话时间需要一定的技巧，特别是在打 电话进行自我介绍时，力争不要超过1分钟，简单将自己的情况介绍清楚，这就需要做好打电话前的准备工作。
  注意电话接听当中的一些措辞，主动及时地表达出来，可以避免不必要地反复提问。 如商务公司在接听电话时说：“早上好，这里是XX公司，我是XX。”这样就可避免对 方问“你是谁”，或者交谈到一半时，突然觉得不对劲，才想起问对方：“请问，怎样 称呼?”打电话最好在3分钟以内完成。
  根据事先列出的要点，拨通电话后做简单的问候就进 入正题，说的时候要简明扼要。这样做不仅节约了时间，还能让对方觉得我们是在尊重 他，因为对方可能有其他事情要处理或因为和我们通电话而占线，其他重要的电话无法 拨打进来。如果你知道通话会需要一段较长的时间，一个好的办法是，在你开始谈话时， 对你的朋友说：“陈先生，现在说话方便吗?”或“你有时间说话吗?”如果更多的人采用 这种方式，对电话打扰的抱怨就会减少许多。
  其实在电话当中交谈和面对面交谈的差别并不太大，不过由于电话交谈双方彼此无 法看到对方的表情，而只是纯粹的语言沟通，因此只要稍一不留神，就很容易将重要的 事情给传递错了或出现偏差，这往往是由于听者听错或片面理解，以及表达者表达有误 或有偏差，这不仅影响了电话交谈的质量，同时也影响到电话接听的时间。
  因此，为了 节省时间又能明确传递信息，有效拨打电话，应做好如下几方面的准备工作：1。准备与谈话内容相关的资料如果谈话内容很重要，可以先将谈话的内容资料给对方邮寄或电传，让对方详尽考 虑，以便在电话交谈时简明扼要，更有针对性，而不必再在电话里向对方解释每个细节， 节省时间。
  自己要准备充足的资料。若是谈到一半，才想起需要谈话的资料在某一个角落里， 需要对方等待一段时间才能将资料取出，这不仅浪费了对方的时间，也影响了谈话的气 氛。打电话前没有准备相关的资料，还常会出现所表达的内容要点不全面，东一件事， 西一件事，让对方搞不明白究竟哪件事才是最重要的。
  如果提前作好准备，那么一切都 会是有条不紊，“我给你打电话，有三件事需要和您商量，首先是……其次是……最后 是……我来总结一下，看我们是否能达成共识，第一件事，我们认为……第二件事 是……最后是……是这样吗?”当准备好所有的资料后，还需列出发言的要点，将其逻辑联系起来，不要太依赖临 时组织的谈话要点。
  2。用心聆听如果在电话接听时不用心聆听，就极容易造成信息传递偏差。有的人接听电话时总 是东张西望，或边听电话，边玩弄着手里的笔或其他物品，甚至在做其他事情，这样精 力就被分散，这不仅不礼貌，而且会出现对方讲了很多事情，你只听懂了对方所说的一 部分内容的现象，电话打完后，对方问，是否都明白或同意了其说法，你可能会说“对， 我完全明白你的意思，就这样定了”，而日后双方可能会发生纠纷，因为对方所定的内容 或条款比你认为的要多，你不肯承认，认为对方欺骗，可对方又认为你不守信用。
  还会 出现，你自己没听清楚，只好说“对不起，你刚才说什么？我听不太清楚”。因此，对方 浪费了时间，还容易对你产生反感。3。设想对方要提出的问题当我们拿起电话和对方交谈时，对方肯定会提一些问题，因此控制电话时间就需要事先设想对方可能会提出的问题，并且拟定合理的回答。
  如下面这个例子：八销售部打电话给生产部，要求生产部派人协助向在场的客户解释产品的生产流程，以增加客户对产品的信任度。销售部经理给生产部打了电话：“帮我叫李师傅到销售部办搞公室来一下。”生产部的同事说：“为什么要李师傅到销售部，有什么事吗?”销售部经理好说：“来了就知道了！”由于生产部正在召开一个会议，见对方如此说，觉得不像是急事，于是就让李师傅先开完会再说。
  如此一来，失去了向客户解释的机会。这主要是销售部®经理只知叫李师傅来，却没有回答对方提出的问题，误了事。务1。适时结束通话 应有的人只顾自己高兴，不管对方是否愿意继续接听此电话，殊不知对方已经不耐烦酬了，你还津津有味，其乐无穷。因此，应该培养一种习惯，在将所有的问题要点解释及 讨论完毕后，应提醒自己适时结束电话。
  并且说几句客气话，“非常高兴能和你交被”、’“真的很高兴你告诉了我这么多的事情”等，以显热情。不可粗鲁地挂上电话，以免对方做误认为你在摔电话，应以顺其自然及友好的方式结束电话。_2。不要占用对方过多的时间 +当你主动打电话时，应尽量控制通话时间，不要占用对方过长时间。
  特别是你打电 话需要对方用一段时间去考虑或查找相关资料，或对方需要时间去向上级报告时，应考 虑给对方一定的时间，不要拿着电话等候过长的时间，以免影响对方的工作进度及工作功情绪。