知识管理系统所具备的知识管理的四个基本职能包括，外化、内化、中介以及认知。
1。外化是指捕捉并且对知识进行存储，而后按照不同的分类框架以及分类标准来组织这些知识。外化是依靠数据库系统、文件管理系统以及搜索工具来实现的。
2。
内化是指设法发现与特定需求相关的知识结构，从外部存储中提取到需要的知识，并且通过过滤来获取与知识寻求者相关东西。内化部分是通过网络浏览器以及搜索引擎来实现的。3。内化相对中介来说更为强调明确、固定的知识的传送，然而中介是将知识寻求着和最佳知识源相匹配起来，通过追溯个体的经历及其兴趣，将需要某些特定知识的人鱼拥有该知识的人建立一定的联系。
中介可以通过群件产品、企业内部网络、工作流以及文件管理系统等技术来予以实现。
4。认知是建立在上述三个功能之上的经由交换得出的知识的运用，是知识管理实施的终极目标。在现有的基础上，要想实现认知过程的自动化是有一定困难的，通常采取的是通过专家系统或者使用人工智能技术来实现。
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