(其实全在EXCEL的帮助里，我给你复制到这里了，并做了部分修改，希望你能满意)
 一、选定要限制其数据有效性范围的单元格。 
在“数据”菜单上，单击“有效性”命令，再单击“设置”选项卡。 
   指定所需的数据有效性类型： 
  有序列的数值
  在“允许”下拉列表框中，单击“序列”。
   
  单击“来源”框，然后执行下列操作之一： 
  若要就在框中定义序列，请键入序列值，并用逗号分隔。 
  若要使用已命名的单元格区域，请键入等号 (=)，随后键入区域的名称。 
  若要使用单元格引用，请在工作表上选择单元格，然后按 Enter。
  
  注释  单元格引用必须指向相同工作表上的单元格。如果必须引用不同的工作表  或工作簿，则请使用指定的名称，并确保工作簿已经打开。
  确认选中“提供下拉箭头”复选框。 
  1、数字有范围限制
请在“允许”框中，单击“整数”或“小数”。
  
在“数据”框中，单击所需的限制类型。例如，若要设值上限或下限，请单击“介于”。
输入允许的最大值、最小值或特定值。
 2、日期或时间有范围限制
请在“允许”框中，单击“日期”或“时间”。
在“数据”框中，单击所需的限制类型。例如，若要使日期在某天之后，请单击“大于”。
  
输入允许的开始、结束或特定日期或时间。
  3、文本为指定长度
在“允许”框中，单击“文本长度”。
在“数据”框中，单击所需的限制类型。例如，若要使文本长度不超过指定长度，请单击“小于或等于”。
输入最大、最小或指定的文本长度。
  4、计算基于其他单元格内容的有效性数据
在“允许”框中，单击所需的数据类型。
  
在“数据”框中，单击所需的限制类型。
在“数据”框或其下面的框中，单击用于指定数据有效性范围的单元格。例如，如果只有在结果不超出预算时，才许可输入帐户，则可单击“允许”框中的“小数”，再单击“数据”框中的“小于或等于”，然后在“最大值”框中单击包含预算的单元格。
  
  5、使用公式计算有效性数据
在“允许”框中，单击“自定义”。
在“公式”编辑框中，输入计算结果为逻辑值（数据有效时为 TRUE，数据无效时为 FALSE）的公式。例如，如果只有在没有对任意帐户 (cell D6) 做预算时，野餐帐户单元格中的数值才有效，并且预算总值 (D20) 也小于已分配的 40000 美元，则可输入自定义公式 =AND(D6=0,D20<40000)。
  
指定单元格是否可为空白单元格。 
如果希望空白单元格（空值）有效，请选中“忽略空值”复选框。 
如果要避免输入空值，请清除“忽略空值”复选框。 
注释  如果数值的有效性是基于已命名的单元格区域，并且在该区域中有空白单元格，则设置“忽略空值”复选框将使有效单元格中输入的值都有效。
  同样，为有效性公式所引用的任何单元格也如此：如果引用的单元格是空值，则设置“忽略空值”复选框将使有效单元格中输入的值都有效。
若要在单击该单元格后显示一个可选择的输入信息，请单击“输入信息”选项卡，选中“选定单元格时显示输入信息”复选框，然后输入该信息的标题和正文。
  
二、在输入无效数据时，指定 Microsoft Excel 的响应方式：
操作方法
单击“出错警告”选项卡，选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框。
请在“样式”框中选择下列选项之一：
若要显示可输入无效数据的信息，请单击“信息”。
  
若要显示警告信息，但仍可输入无效数据，请单击“警告”。
若要阻止输入无效数据，请单击“停止”。
填写该信息的标题或正文（最多 225 个字符）。
注释  如果不输入标题或正文，则标题就被默认为“Microsoft Excel”，信息默认为“输入的值无效”。
  用户已经对输入到该单元格的数值做了限制。
注释  将数据有效性应用于单元格并不影响单元格的格式。
 
。