有关单证备案要求归集资料（1、报关单复印件；2、外贸企业购销合同、生产企业外销合同及收购非自产货物的购货合同；3、出口货物明细单，无表样，企业自制；4、出口货物装货单，也称“下货纸”，实行无纸通关的可向货代公司要传真件；5、运输单据，海运为“海运提单”，其他运输方式为“运单”）。
  备案单证提供不了原件的，要在复印件上标明与原件相符并加企业公章。按以上顺序归集资料后，再把本月申报退免税资料的明细表（有报关单号）及备案单证目录（程序打印的）放在第一、二页装订好，用档案盒装好放财务科保存。 
一、退税资料统一按A4纸大小装订成册，装订顺序为： 
    免抵退审核表头、生产企业免抵退交接清单、免抵退生产企业出口退税确认证明单、出口生产企业加工收购农产品确认单、免抵退相关的申报表（明细表、汇总表）、退税申报资料（依明细表申报顺序，每笔依次按收汇核销单、结汇水单、国外运费发票、保费发票、报关单、代理出口证明、代理出口协议、出口发票排列）、进料加工申报资料、增值税纳税申报表及附列资料二、经税务机关确认的上月免抵退汇总表、完税凭证、外销收入明细帐登记表及帐页复印件、出口发票明细等，并按以上顺序装订。
   
    注：收汇核销单、结汇水单、国外运费发票、保费发票、报关单、代理出口证明、出口发票等资料背贴A4打印纸，上述资料大小如小于A4纸的，左对齐且只黏贴左边（便于装订）
生产企业出口退税申报资料装订要求 
    为进一步提高退税资料的申报质量，规范进出口税收管理，现将申报资料装订要求明确如下： 
单证齐全 
    一、退税资料统一按A4纸大小装订成册，装订顺序为： 
    免抵退审核表头、生产企业免抵退交接清单、免抵退生产企业出口退税确认证明单、出口生产企业加工收购农产品确认单、免抵退相关的申报表（明细表、汇总表）、退税申报资料（依明细表申报顺序，每笔依次按收汇核销单、结汇水单、国外运费发票、保费发票、报关单、代理出口证明、代理出口协议、出口发票排列）、进料加工申报资料、增值税纳税申报表及附列资料二、经税务机关确认的上月免抵退汇总表、完税凭证、外销收入明细帐登记表及帐页复印件、出口发票明细等，并按以上顺序装订。
   
    注：收汇核销单、结汇水单、国外运费发票、保费发票、报关单、代理出口证明、出口发票等资料背贴A4打印纸，上述资料大小如小于A4纸的，左对齐且只黏贴左边（便于装订） 
    二、退税资料装订时应上对齐、右对齐,单本装订厚度不超过3cm(按月装订的资料超过规定厚度可分本)。
   
    三、免抵退审核表头统一用A3纸打印，填表内容不得手工填写。打印出的附表内容上下居中，美观整齐，作为申报资料的封皮统一装订。 
备注：整本装订时必需用白色线绳按装订位置装订。 
四、 “免抵退”生产企业出口退税确认证明单统一用A4纸打印，填表内容不得手工填写。
  其中，“免抵退”生产企业出口退税确认证明单提到“南方敏感地区”，在此指广东、广西、福建三省。 
五、生产企业免抵退交接清单，统一用A4纸打印，要求企业填写的内容，必须用微机打印。 
六、出口生产企业加工收购农产品确认单，统一用A4纸打印，不得手工填写，对发票较多的可另附页。
   
单证不齐          
    装订资料包括：  免抵退审核表头、生产企业免抵退交接清单、免抵退生产企业出口退税确认证明单、出口生产企业加工收购农产品确认单、免抵退相关的申报表（明细表、汇总表）、增值税纳税申报表、经税务机关确认的上月免抵退汇总表1份、完税凭证、外销收入明细帐登记表及帐页复印件、出口发票明细等，并按以上顺序装订。
   
    装订标准同单证齐全 
无收入 
    申报资料有：免抵退汇总表、增值税纳税申报表、经税务机关确认的上月免抵退汇总表，不用装订。 
    所有的资料除整本装订外，还要附1份明细表、3份汇总表（审核后返给分局一份，企业2份，一份留存，一份作为次月的申报资料附件） 
（各地区的装订要求可能不一样，按照当地的情况执行）
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