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2009-07-23 19:25:56

•   　【项目时间管理】
  　　“按时、保质地完成项目”大概是每一位项目经理最希望做到的。但工期托延的情况却时常发生。因而合理地安排项目时间是项目管理中一项关键内容，它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。它的主要工作包括定义项目活动、任务、活动排序、每项活动的合理工期估算、制定项目完整的进度计划、资源共享分配、监控项目进度等内容。
     
  　　时间管理工作开始以前应该先完成项目管理工作中的范围管理部分。如果只图节省时间，把这些前期工作省略，后面的工作必然会走弯路，反而会耽误时间。项目一开始首先要有明确项目目标、可交付产品的范围定义文档和项目的工作分解结构（WBS）。由于一些是明显的、项目所必须的工作，而另一些则具有一定的隐蔽性，所以要以经验为基础，列出完整的完成项目所必需的工作，同时要有专家审定过程，以此为基础才能制定出可行的项目时间计划，进行合理的时间管理。
     
  　　【项目时间管理主要包含六个阶段】
  　　项目活动定义
  　　将项目工作分解为更小、更易管理的工作包也叫活动或任务，这些小的活动应该是能够保障完成交付产品的可实施的详细任务。在项目实施中，要将所有活动列成一个明确的活动清单，并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。
    活动清单应该采取文档形式，以便于项目其他过程的使用和管理。当然，随着项目活动分解的深入和细化，工作分解结构（WBS）可能会需要修改，这也会影响项目的其他部分。例如成本估算，在更详尽地考虑了活动后，成本可能会有所增加，因此完成活动定义后，要更新项目工作分解结构上的内容。
     
  　　活动排序
  　　在产品描述、活动清单的基础上，要找出项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。在这里，既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成项目所要做的一些相关工作，例如在最终的硬件环境中进行软件测试等工作。
     
  　　设立项目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是项目中关键的事件及关键的目标时间，是项目成功的重要因素。里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。
     
  　　在进行项目活动关系的定义时一般采用优先图示法、箭线图示法、条件图示法、网络模板这4种方法，最终形成一套项目网络图。其中比较常用的方法是优先图示法，也称为单代号网络图法。 
  　　活动工期估算
  　　项目工期估算是根据项目范围、资源状况计划列出项目活动所需要的工期。
    估算的工期应该现实、有效并能保证质量。所以在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。项目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算数据，将其文档化，同时完善并更新活动清单。
     
  　　一般说来，工期估算可采取以下几种方式： 
  　　1）专家评审形式。由有经验、有能力的人员进行分析和评估。 
  　　2）模拟估算。使用以前类似的活动作为未来活动工期的估算基础，计算评估工期。 
  　　3）定量型的基础工期。当产品可以用定量标准计算工期时，则采用计量单位为基础数据整体估算。
     
  　　4）保留时间。工期估算中预留一定比例作为冗余时间以应付项目风险。随着项目进展，冗余时间可以逐步减少。 
  　　安排进度表
  　　项目的进度计划意味着明确定义项目活动的开始和结束日期，这是一个反复确认的过程。进度表的确定应根据项目网络图、估算的活动工期、资源需求、资源共享情况、项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。
     
  　　进度限制即根据活动排序考虑如何定义活动之间的进度关系。一般有两种形式：一种是加强日期形式，以活动之间前后关系限制活动的进度，如一项活动不早于某活动的开始或不晚于某活动的结束；另一种是关键事件或主要里程碑形式，以定义为里程碑的事件作为要求的时间进度的决定性因素，制定相应时间计划。
     
  　　在制定项目进度表时，先以数学分析的方法计算每个活动最早开始和结束时间与最迟开始和结束日期得出时间进度网络图，再通过资源因素、活动时间和可冗余因素调整活动时间，最终形成最佳活动进度表。 
  　　关键路径法（CPM）是时间管理中很实用的一种方法，其工作原理是：为每个最小任务单位计算工期、定义最早开始和结束日期、最迟开始和结束日期、按照活动的关系形成顺序的网络逻辑图，找出必须的最长的路径，即为关键路径。
     
  　　时间压缩是指针对关键路径进行优化，结合成本因素、资源因素、工作时间因素、活动的可行进度因素对整个计划进行调整，直到关键路径所用的时间不能再压缩为止，得到最佳时间进度计划。 
  　　进度控制
  　　进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。
    在控制中要考虑影响项目进度变化的因素、项目进度变更对其他部分的影响因素、进度表变更时应采取的实际措施。在前几期中曾经对此进行过探讨，在此不再赘述。 
  　　巧用工具来帮忙
  　　目前项目管理软件正被广泛地应用于项目管理工作中，尤其是它清晰的表达方式，在项目时间管理上更显得方便、灵活、高效。
    
    在管理软件中输入活动列表、估算的活动工期、活动之间的逻辑关系、参与活动的人力资源、成本，项目管理软件可以自动进行数学计算、平衡资源分配、成本计算，并可迅速地解决进度交叉问题，也可以打印显示出进度表。项目管理软件除了具备项目进度制定功能外还具有较强的项目执行记录、跟踪项目计划、实际完成情况记录的能力，并能及时给出实际和潜在的影响分析。

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  黑***

  2009-07-23 19:25:56

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2009-07-23 11:40:00

•   　时间管理[1]英文名:Time Management
  　　请问，如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？
  　　天下真有这样的好事吗？
  　　是的，你真的有这样一个户头，那就是“时间”。每天每一个人都会有新的86400秒进帐。
    那么面对这样一笔财富，你打算怎样利用它们呢？
  　　首先，让我们来做一个关于时间管理的测试。
  　　下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。
    
  　　1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。
  　　2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。
  　　3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。
  　　4、我尽量一次性处理完毕每份文件。
  　　5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。
    
  　　6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。
  　　7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。
  　　8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。
  　　9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。
    
  　　结论： 0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。
  　　13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。
  　　18~22分：你的时间管理状况良好。
  　　23~27分：你是值得学习的时间管理典范。
  　　知道了你自己的时间管理方面的总体水平，接下来，让我们分析一下时间是如何被浪费掉的。
    
  　　浪费时间的原因有主观和客观两大方面。这里，我们来分析一下浪费时间的主观原因，因为，这是一切的根源。
  　　1、做事目标不明确。
  　　2、作风拖拉。
  　　3、缺乏优先顺序，抓不住重点。
  　　4、过于注重细节。
  　　5、做事有头无尾。
    
  　　6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。
  　　7、事必躬亲，不懂得授权。
  　　8、不会拒绝别人的请求。
  　　9、消极思考。
  　　一项国际查表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。
  　　看来，人人都需要掌握时间管理的方法和理念。
    
  　　那么，什么是时间管理？
  　　所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。
  　　接下来，我们来看一组数据，虽然这些数据来自美国，但对我们还是有一定参考价值的。
  　　人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次~60次。
    平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。
  　　每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习，3~5年就可以成为专家。
  　　一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，每周要花7个半小时。
    
  　　善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。
  　　时间管理当中最有用的词是“不”。
  　　做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍。
  　　如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它们；如果你让自己一天做12件事情，则会完成7~8件……
  　　数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。
    这些数据是否令你感到吃？我们不妨留意一下，找出一些和自己有关的时间数字，使自己始终保持危机感，警惕时间的流逝，抓紧利用好每一分、每一秒。
  [编辑本段]时间管理的方法
  　　时间管理的方法有很多，这里我们来分享集各种方法之大成的5个；
  [编辑本段]6点优先工作制
  　　该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2。
    5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2。5万美元的时间管理方法”。
  　　这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……
  　　艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。
    
  [编辑本段]帕累托原则
  　　这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。
    因此，要把注意力放在20%的关键事情上。
  　　根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：
  　　A 重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。
  　　B 重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。
    
  　　C 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。
  　　D 既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。
    
  [编辑本段]麦肯锡30秒电梯理论
  　　麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的300秒钟内把结果说清楚。
    最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。
    
  [编辑本段]办公室美学
  　　秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。
  　　我们应当养成如下良好习惯：
  　　物以类聚，东西用毕物归原处；
  　　不乱放东西；
  　　把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；
  　　好记性不如烂笔头，要勤于记录；
  　　处理文件的3个环节：第一，迅速回复。
    第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。
  [编辑本段]莫法特休息法
  　　《圣经新约》的翻译者詹姆斯。莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。
    
  　　莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。
  　　“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。
    人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。
  [编辑本段]时间管理的重要性
  　　最近这段时间，我越来越感觉到时间管理的重要性。
    因为在我日常的生活中，由于疏忽对时间的管理利用，让自己做一些事没有头绪，有时在电脑面对一呆就是几个钟，这对于自己的身体都是极为不利的。
  　　针对这些，自己对自己以后的时间进行一下管理，约束。
  　　1、每天晚上看一下自己的邮件，并回复一下邮件，对于国际电子商情一些商业情报信息及商业视进野信息进行简单阅读。
    
  　　2、每周登录一下自己的博客，并将自己的一些工作体会，写成文字，便于以后学习。
  　　3、不定期的发发邮件或QQ给周围的认识的人，保持一定的联系。
  　　4、在五月份，对自己在网站上的所有商务信息，进行完善。
  　　5、每天抽一些时间来关心一下我的女朋友，跟她聊聊天，享受生活乐趣。
    
  　　时间必须要善于去运用，不好自己会在人生的大海中迷失方向。
  [编辑本段]12种时间管理方法
  　　1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。 
  　　2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。 
  　　3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。
    80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。 
  　　4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。 
  　　5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。
     
  　　6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。 
  　　7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。 
  　　8、区分紧急事务与重要事务。
    紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急，是高效的开始。 
  　　9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。 
  　　10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。
     
  　　11、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。 
  　　12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。
     
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  1***

  2009-07-23 11:40:00

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