单位经常用Excel来统计分点压力数据，每次统计完成后还要对上百个中低压数据进行校对。如果用眼睛校对，很容易出差错。而使用Excel的“文本到语音”功能，让软件自动报数据不仅不会出错还减轻了劳动量。首先打开Excel，点击视图→工具→语音→显示文本到语音工具栏，由于这个功能在安装Excel时不是默认的，所以在第一次使用时会提示插入Office安装光盘来安装这个功能。
安装后打开“文本到语音”工具栏，先在数据文件中用鼠标选择要朗读的第一个数据，接着根据数据的排列情况来选择是“按行”还是“按列”来进行朗读，设置完成后点击工具栏最左面的“朗读单元格”按钮就可以了。在朗读的时候被朗读到的单元格会以选中状态显示，而且还可以流利地朗读中文，英文是一个字母一个字母朗读的，这样就可以校对英文单词的拼写是否正确(如图)。
该功能还可以一边输入数据一边来进行语音校对，只要点击一下工具栏最右面的“按回车开始朗读”按钮，使其为选中状态，这样在完成一个单元格的输入后按回车，Excel就会自动来朗读这个单元格中的内容。朗读默认是男声，如果不喜欢，可以通过系统里的设置改为女声，打开控制面板中的“语音”项，在里面的“语音选择”来选择一下语音，然后点击下面的“预览声音”就可以听效果了，而且还可以设置语音的朗读速度，完成后点击确定按钮就可以了。
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