Excel 2003 工作表是组织和分析财务数据的理想工具。例如，您可能会创建一个包含差旅住宿费的工作表。如果需要各个季度的分类汇总，您知道如何相应地修改工作表。但是，在需要按季度查看费用类别总计时会发生什么情况呢？而且如果您每次只想查看某一类或某一年份又该怎么办呢？在 Excel 工作表中能实现这些吗？当然可以。
  有没有更容易的方法？肯定有。·一种更容易的方法Microsoft PivotTable? 报表就是答案。不必写入复杂的公式，您可以使用向导创建一个交互式表格来自动提取、组织和汇总您的数据。然后，您可以使用该报表分析数据并进行比较、检测样式和关系并分析趋势。
  例如，您可以使用一个包含差旅费事项的电子表格。Excel 工作表来源。创建一个按类别和季度汇总员工差旅费总计的数据透视表。各类别、年份和季度的费用现在，不必更改原始工作表，您就可以创建另一个数据透视表,通过其他方式来查看数据;例如，可以按员工或按月份查看差旅费，而不必输入一个公式。
  下面说明如何快速创建数据透视表。·创建数据首先，在 Excel 工作表中创建数据。您可以将现有的电子表格或数据库中的数据导入到新 Excel 工作表中。确保数据可用于数据透视表：删除所有空行或空列。 删除所有自动小计。 确保第一行包含各列的描述性标题。
   确保各列只包含一种类型的数据—例如，一列中是文本，另一列中是数值。·启动“数据透视表和数据透视图向导”在 Excel 工作表中，从要根据其创建数据透视表的表格选择一个单元格。 在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”启动“数据透视表和数据透视图向导”。
  如果不能选择数据透视表和数据透视图怎么办？如果工作簿是共享的(共享工作簿：允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订。)，则“数据透视表和数据透视图”命令不可用。在“数据透视表和数据透视图向导 - 3 步骤之 1”的“请指定待分析数据的数据源类型:”下，单击“Microsoft Office Excel 列表或数据库”。
   在“所需创建的报表类型:”下，单击“数据透视表”。 单击“完成”。Excel 会在您的工作簿中插入一个新工作表，该新工作表包含报表的布局区域(即“数据透视表”工具栏)和“数据透视表字段列表”。·开始构建您的数据透视表将“类别”字段从“数据透视表字段列表”拖动到数据透视表的“将行字段拖至此处”区域。
  不要担心会将字段放错位置，您以后可以随意移动它们。请注意，向导会使用您的工作表中“类别”列的数据自动填充行。此外，“数据透视表字段列表”中所使用的字段以粗体显示。行中为“类别”的数据透视表如果看不到“数据透视表字段列表”怎么办？如果看不到“数据透视表字段列表”，请在带轮廓的布局区域中单击。
  如果仍然看不到它，请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮。“数据透视表”工具栏在什么位置？该工具栏显示时应该浮动在工作表上或停靠在一侧。如果没有显示该工具栏，请单击“视图”，指向“工具栏”然后单击“数据透视表”。·给报表添加数据将包含要汇总数据的字段，例如，“金额”字段，从“数据透视表字段列表” 拖动到数据透视表的“请将数据项拖至此处”区域。
  现在，数据透视表会显示每个类别的费用总计。包含类别和费用总计的数据透视表·给报表添加页排序字段要按“类”筛选数据，可以在页顶部创建一个下拉箭头。将“类”字段从“数据表字段列表”拖动到“将页字段拖至此处”区域。 单击“类”下拉箭头，然后选择一个类。
  现在，您可以看到某个时间某一个类的费用类别。按“类”筛选的结果要查看所有“类”的数据，请单击“类”下拉箭头，然后单击“(全部)”。·使用此报表还可以做什么？按金额排序费用类别您可以利用“自动排序”功能来首先查看最大的费用类别。