文件管理系统作为一个统一的信息管理机制，一般有下述功能： ① 集中存储，统一的文档共享； ② 权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作； ③全文索引，可以索引Office、PDF等文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件；[2] ④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况； ⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载； ⑥ 自动编号，可自由组合设计编号规则； ⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。
当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作； ⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作； ⑨存储加密，文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性； ⑩ 数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。
用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作； ⑪ 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理； ⑫ 审批流程，可自定义审批流程，实现流程固化，解决企业内部流程审批混乱的问题； ⑬ 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况。
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