Project Documentation
项目文件
1。1	Each project document will follow the below file naming convention;
每个项目文件将按照以下文件命名规则命名：
Project_ YYMMDD _ Author _ WP Ref-Subject _ Status
项目_年（两位数）月（两位数）日（两位数）_ 作者 _ 工程包 参考主题 _ 状况
1。
  2	Project: client name or code or project number。 Use XYZ Company for internal documents。
1。3	项目：客户名或编码、或者项目编号——内部文件用XYZ Company。
  
1。4	YYMMDD: Year/Month/Day
1。5	年（两位数）月（两位数）日（两位数）：年/月/日
1。6	Author: three letter shortcut of document author 
1。7	作者：文件作者姓名的缩写的三个字母
1。
  8	Subject: description of file content。 Please refer to specific subject description within work package and or procedure file naming
1。
  9	主题：文件内容说明。请参照工程包和/或文件命名规程内对具体主题的说明
Status: revision number
状况：修订号
1。10	In case of revisions or required changes on the file, the original author shall not be changed。
   The data shall be updated and a revision including revision author shall be added, if different to the original author。
如遇文件修订或需要更改，原始作者不应更改。
  文件中的内容应当更新，修订版中应添加修订的内容，如果非原作者进行修订，则应添加修订作者。
Specific Subject Description
对具体主题的说明
Work Package File Naming
工程包的文件命名
1。
  11WorkPackage#:TheWorkPackage#(i。e。M01)relevanttotheitemofdocumentationanddescriptionofsubject( ckagedefinition)1。12	工程包号 #：与文件的内容相关的工程包号#（如M01）以及主题说明（如包的定义）
Procedure File Naming
规程的文件命名
1。
  13	Each procedure document will content the following name convention within the subject description;
每项规程文件在主题说明中都应包含下述命名惯例；
XX – YY – Z -  _ revision
XX – YY – Z—— _ 修订
1。
  14	High level definition;
高层定义；
XX		=	Department (EN, PR, CM, CN, CH, PC, SE, QA, SA, GM)
XX	=	部门（EN, PR, CM, CN, CH, PC, SE, QA, SA, GM）
YY		=	Topic Sequence Number (01, 02, etc)
YY	=	标题顺序号（01、02等）
Z		=	Document Type (Plan, Procedure, etc)
Z		=	文件型式（计划，规程等）
	=	Name of Document
	=	文件名称
1。
  15	Detailed definition - Department;
详细定义——部门；
EN = Design
EN = 设计
PR = Procurement & Contracts
PR = 采购和合同
CM = Commercial
CM = 商务
CN = Construction
CN = 基建
CH = Commissioning & Handover
CH = 调试和移交
PC = Project Controls
PC = 项目管理
SE = Scheduling
SE = 计划
QA = Quality
QA = 质量管理
SA = Safety
SA = 安全
GM = General Management
GM = 综合管理
1。
  16	Detailed definition – Topic Sequence Number;
详细定义——标题顺序号；
EN: (Design)
EN：（设计）
	01 = Operations Plan
	01 = 营运计划
	02 = Design Report Out Format
	02 = 设计报告发出格式
	03 = CADD Management
	03 = 计算机辅助设计管理
	04 = Space Management
	04 = 空间管理
	05 = Review & Verification
	05 = 审阅及核实
	06 = Management
	06 = 管理
	07 = Closeout
	07 = 结束
CM: (Commercial)
CM：（商务）
	01 = Commercial & Procurement Plan
	01 = 商务和采购计划
	02 = Cost Control
	02 = 成本控制
	03 = Project Billing
	03 = 项目开单
	04 = VAT Refund
	04 = 增值税退款
	05 = Change Control
	05 = 变更控制
CN: (Construction)
CN：（施工）
	01 = Control of Sub-Contractors
	01 = 分包商的控制
	02 = Materials
	02 = 材料
	03 = Quality Control
	03 = 质量控制
	04 = Inspection/Tests/Defects
	04 = 检查/试验/缺陷
	05 = Work Package
	05 = 工程包
	06 = Clean Build Protocol
	06 = 洁净室施工要求
CH: (Commissioning & Handover)
CH：（调试和移交）
	01 = Commissioning Plan
	01 = 调试计划
PC: (Project Controls)
PC：（项目控制）
	01 = Document Control
	01 = 文件控制
	02 = RFI
	02 = 信息申请
	03 = Submittal
	03 = 提交
	04 = IT Infrastructure
	04 = 信息基础设施
	05 = IP Security
	05 = 知识产权安全
	06 = Change Control
	06 = 变更控制
	07 = Project Closeout
	07 = 项目结束
SE: (Scheduling)
SE：（计划）
	01 = Scheduling Plan
	01 = 进度计划
	02 = Development
	02 = 发展
	03 = Control & Management
	03 = 控制和管理
	04 = Change Control
	04 = 变更控制
	05 = Closeout
	05 = 结束
QA: (Quality)
QA：（质量）
	01 = Maintenance of Project Procedures
	01 = 项目规程的维护
	02 = Quality Documentation
	02 = 质量文件
	03 = Non-Conformance
	03 = 不一致
	04 = Corrective & Preventative Action
	04 = 纠正性和预防性措施
	05 = Internal Quality Audit
	05 = 内部质量审查
	06 = Vendor Assessment & Audit
	06 = 供应商评估和审查
	07 = Preparation of Inspection & Test Plan
	07 = 检查和试验计划的准备
	08 = Closeout
	08 = 结束
	09 = Roles & Responsibilities
	09 = 职位和责任
	10 = Training
	10 = 培训
SA: (Safety)
SA：（安全）
	01 = Introduction
	01 = 介绍
	02 = Contractor Responsibilities
	02 = 承包商的职责
	03 = Special Provisions
	03 = 特殊条款
	04 = Rules of Conduct
	04 = 行为准则
	05 = Site Security
	05 = 现场安全
	06 = Safety & Health Standards
	06 = 安全和健康标准
	07 = Safety Monitoring
	07 = 安全监督
	08 = Substance Abuse Screening
	08 = 物资滥用监察
	09 = Appendices
	09 = 附件
GM: (General Management)
GM：（综合管理）
	01 = Organisation
	01 = 组织机构
	02 = Reporting
	02 = 报告
	03 = Communication
	03 = 沟通交流
	04 = Risk Management
	04 = 风险管理
	05 = HR/Administration
	05 = 人力/行政管理
1。
  17	Detailed definition –Document Type;
详细定义——文件类型；
	A = Plan
	A = 计划
	P = Procedure
	P = 规程
	R = Report
	R = 报告
	F = Form
	F = 表格
C = Checklist
C = 检查清单
	L = Log
	L = 记录
	X = Other
	X = 其它
1。
  18	Detailed definition –Name;
详细定义——名称；
The Name of the document will be decided by the author, but should provide detail as to the documents content, i。
  e。 “Document Storage”。
文件名称将由作者确定，但必须提供文件内容的概况，如“文件存储”。
1。19	Detailed definition –Revision;
详细定义——修订；
The revision of the document will be noted at the end of file naming structure, to allow ease of sorting electronic files, and will be noted as a lower case “r” with the revision number, starting at “00”。
  
文件的修订将在文件命名结构的最后处注明，以方便电子文档的分类，是用小写字母“r”后续修订号来表示，起始号为“00”。
E-mail
电子邮件
1。20	All project e-mails being sent to a source outside of XYZ Company shall follow the below convention for naming;
所有从XYZ Company 公司发往外部的项目电子邮件都应按照下述惯例命名：
Subject: Work Package Ref。
   No / Description of Message
主题：工程包参考号 / 信息说明
	The Subject line will include the Work Package reference number, relevant to the e-mail content, i。
  e。 C01, F24, etc。
在主题栏里应包括与电子邮件内容相关的工程包参考号，如C01、F24等。
	Following the back slash a brief overview of the message content will be included, i。
  e。 Weekly Report, Certificate of Payment, etc。
斜线后面的是信息内容的概述，包括如周报告，付款凭证等。
。