我国是一个文明古国，行政文书从产生到发展，历史悠久，源远流长。按照我国历史发展的大致阶段，可以粗线条地勾勒出我国行政文书发展变化的历史轨迹。
  
我国古代行政文书的发展
  
形成期
  
我国古代行政文书是随文学的产生而产生的。
  据《尚书·序》记载：“古者优羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉”。这里讲的“书契”，是指文字。“文籍生焉”批行政文书的产生。正如斯大林所说：“生产向前发展，出现了阶级，出现了文字出现了国家的萌芽，国家进行管理工作，需要比较有条理的文书”。
  （《马克思主义与语言学问题》）这是对行政文书产生所作的精辟而又科学的说明。
根据我国最早的文字记载，殷商时期的奴隶制国家正式采用文字（即甲骨文）来记录国家的重大活动，如祭祀、作战、赏赐、惩戒等，也用以传达奴隶主阶级的命令（如《尚书·汤誓》）。
  已经发掘出的甲骨文卜辞，可以说是我国最早的奴隶制国家的文书。现在保留下来的，相传为孔子编纂的《尚书》，就是我国第一部以行政文书为主的文献总汇。它记载了自尧舜、下至秦缪公时期的古代行政文书的大体内容。
  
发展期
  
从西周开始，行政文书使用的范围逐步扩大，种类也多了。
  如诰、命、誓一类，就是上对下的文书。周代后期，行政文书不仅广泛应用，而且在写作上也很讲究了。《论语·宪问篇》中就谈到文书起草加工的情形：“子曰：‘为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人（即外交官）子羽修饰之，东里子产润色之’。”这里看出郑国制作文书，要经过起草、讨论、修改、润色定稿等几道工序，可见古人对文书写作的严肃认真的态度。
  
古代的统治阶级为了适应日益尖锐的阶级斗争和日渐纷繁的国家政事，从各方面努力完善和强化国家机器，行使国家权利，其中很重要的一项措施就是不断加强公务文书的建设。从《尚书》中所载的文书来看，不仅文书的使用范围越来越扩大，种类越来越增加，格式也越来越讲究，越来越严格了。
  像诰、命、誓等文体已经有了规定的用途和固定的格式。
随着封建主义的中央集权的不断加强，方法也由简到繁，朝代不同，名称各异，先后出现的各种名称约百种。
唐宋时期是我国封建社会的鼎盛时期，经济的繁荣带来了文化的空前繁荣，典章文物，粲然大备，公务文书品目繁多、制作严格、精当。
  公文处理已发展到要求一文一事，而且，对公文的用纸、折叠、誊写、帖黄、签押、判署、封装、编号、收发、登记、催办等都已经有了严密和规定。
元、明、清三代，为适应中央集权政治的需要，公文也有很大改进。
除了公文的制作和使用不断发展以外，历史上很多著述中很早就已经有了理论性较强的，关于写作经验的总结、评论文章。
  在《后汉书·刘陶传》中已正式出现了“公文”这个词。晋朝的陆机在《文赋》中第一次把公文的写作过程、方法、技巧等问题从文学批评的角度进行了详尽的阐述。南梁朝的刘勰在《文心雕龙》中以《书记》、《章表》、《奏启》、《祝盟》、《诏策》等很多篇章，详尽而具体地论述了各类公文。
  《文心雕龙》一书中共介绍了33种文体，其中25种属于应用文。在论述中刘勰不仅谈到了各类语文体的概念、历史沿革、历代名篇，而且阐述了每一种文体的写作要求、注意事项。其中有些论述极为精当，至今具有现实的借鉴意义。
历史上曾有很多官员和文学家，写过大量的优秀公文，如秦朝的客卿写过给秦王的报告书《谏逐客书》，汉朝的司马迁写过《报任安书》，贾谊的《过秦论》、《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》、《言兵事书》、《贤良对策》，王安石的《乞制置三司条例》，诸葛亮的前后《出师表》、《答司马谏议书》，李密的《陈情表》，魏征的《谏太宗十思疏》，韩愈的《论佛骨表》，徐光启的《甘薯疏序》等都是非凡的古代公文文书。
  
我国古代文书的程式十分繁杂，具有浓厚的封建等级色彩，形成了一整套以封建等级制为核羽的行政文书体制。但是，对我国古代行政文书也不能完全否定。例如，实行一文一事制度，不但可以防止行文关系紊乱，加快文件运转，而且可以减少繁文。又如明末实行的贴黄制度，即在奏章上面写出简明的提要，这在当时繁文泛滥的情况下，不失为一种提高办事效率的好办法。
  后来文书中专设“摘由”一栏，大概源出于此。