工程档案管理是提高工程质量的重要手段工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。
  从长沙市建设工程档案管理的实践来看，第一步是由市建委把关，在建设工程取得《施工许可证》之前，建设单位一定要与市城建档案馆签订《报送建设工程竣工档案责任书》，并填写《建设工程竣工档案责任人登记表》，从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位，要求他们明确分管领导和专门资料人员，对工程资料终身负责，提高他们的档案责任意识;第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导，发现问题及时整改;第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收，预验收合格发《建设工程竣工档案初验认可证》方能举行竣工验收会，由市工程质量监督站查验资料备案后，再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得《建设工程竣工档案合格证》，然后才能去办产权产籍手续;此外，还由市建委统一组织建设工程档案编制执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理。
  这一系列与建设行政职能相融合的措施，通过建设工程档案管理促进了建设工程质量的提高。在建设工程档案业务指导实践中，我们发现过施工单位的建筑用料与技术说明文件不符的情况，我们及时向建设单位反映，防止了“以次充好”事件发生;还发现过隐蔽工程中以空心墙代替实心墙等“偷工减料”行为，并得到了及时制止。
  建设工程档案管理对工程质量的促进作用得到了建设单位高度认可。2007年1月，长沙市城建档案馆还与市电业局、电缆管理所联合签发了长城档[2007]02号《关于加强电力地下管线工程质量控制和档案管理，做好工程验收交接工作的通知》的文件，三家相互配合，以加强工程档案管理来促进电力地下管线工程质量。