确定是否用"×发"或 "×委"作发文机关代字，是根据公文的内容、发送范围和行文关确定的。一般地说，用“×发"作发文机关代字是涉及全局性的普发性文件，全省(市、区)各级各个行业都要遵照执行；用"×委"作发文机关代字发出的是涉及局部的单项的限知性公文，只在省(市、区)内某一地区、某一行业内贯彻执行。
但是，不论"×发"还是用 "×委”作发文机关代字发出的公文，都是省(市、区)党委的公文，没有等级之别，只是文件分类不同，具有同等效力，受理公文的单位和部门都要遵照执行。
我国党政机关的公文发布分为内部发布和公开发布两种形式，内部发布的公文又分用特定版头发和用电报传送两种形式，除公开发布的公文不需要使用发文字号外，用特定版头和特定报头发布的公文均应分别确定发文字号与发电字号。
《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日施行）、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）就“发文字号”的用法、格式、标准都作出了明确的规定。
