接待方案
一、接受任务 
    任务通常通过传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。 
    二、掌握信息 
    了解客人基本情况，包括人数、姓名、性别、民族、年龄、职务、抵离时间、活动内容、生活习惯和其他要求等。 
    三、拟定接待方案 
    根据客人来校目的、活动时间和领导要求等拟订接待方案。
  接待方案一般由日程安排和食宿行安排两部分组成，日程安排包括活动时间、活动地点、活动内容、参加人员、活动承办部门和责任人任务分工等；食宿行安排包括客人姓名、性别、民族、职务、驻地房间号、乘车号和用餐地点等。 
在制定接待方案的同时，要预先联系预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后可以得到落实。
   
    四、方案送审 
    将制定好的接待草案分送各接待主管领导及相关领导审阅、修改、定稿。 
    五、制作接待手册 
    重要接待任务，要在制定接待方案的基础上，印制接待手册。手册中除接待方案中包括内容外，应增加鹤岗市情、参观考察点简介、行进路线和工作人员通讯方式等内容。
   
    六、安排落实任务 
    接待方案确定后，利用协调会等形式及时将方案分送有关领导和相关责任部门，按照各自分工落实工作任务。同时，通知有关单位配合，依情况共同做好以下接待准备工作。 
    （一）交通方面：落实前导、后卫车辆，收费站放行，车辆安检、卫生消毒及车辆编号标签制作（大型团），沿途道路保洁、亮化（夜间）、喷泉开放，订购返程车票等事宜。
   
    （二）驻地方面：做好保卫和信访接待工作，；通知驻地宾馆根据需要做好以下工作：1、通道畅通。2、楼体亮化。3、欢迎条幅悬挂。4、安排迎宾员。5、安排专用电梯。6、准备行李车。7、检查客房水、电、空调、有线电视、电话（是否需要加密）、卫生间设施及有无异味。
  8、客房内报纸、鲜花、果盘、香烟、饮品、浴品、生活用品（托鞋、枕头）配备。9、客房空调提前开放，确保温度适宜。10、客房门提前打开，准备好房卡。 
    （三）用餐方面：通知就餐地点客人民族、饮食习惯、就餐人数、用餐标准，并提前确定菜谱送主管领导审定。
  餐厅空调提前开放，根据需要摆放餐牌、菜牌，掌握好上菜时间，做好餐间服务。 
    （四）会议方面：根据参加人员数量或会议形式安排适当的会议室，告知会议承办方做好会标悬挂、参会人员指示板、会议室鲜花、果盘、香烟、饮品、手巾帕、话筒等准备工作；会议室空调提前开放；提前做好名牌摆放、材料袋（笔、本）分装等工作；做好会间服务工作。
   
    七、迎接 
    一般应根据客人身份、职务、来我校的等综合因素考虑由相应领导、部门领导或职务相应人员迎接。接待工作人员应准确了解客人所乘交通工具的车次、路线及抵达时间。迎接前再次提醒参加领导、有关人员迎接时间、地点、方式。根据天气情况准备好雨具、雨靴、棉大衣等防护用品，适时发放接待手册。
   
八、参观考察 
    工作参观考察由对口业务部门负责安排，接待人员具体负责做好相关衔接工作。重点应放在安排旅游景点参观活动方面，根据需要提前准备凉帽、雨具、毛巾、饮品、应季药品等，活动中根据项目安排提醒客人注意事项，活动结束时组织乘车、清点人数，及时与驻地工作人员联系告知进入驻地大体时间。
   
    九、送行 
    客人离开，应根据需要安排送行。送行地点可以视情灵活作出安排，既可以到车站、收费站、两市交界处，也可在客人驻地送别。送别前再次提醒参加领导、有关人员送行时间、地点、方式，为客  人准备行程中用品。 
十、总结
一批任务结束后，应根据任务的重要程度，及时做好资料收集整理和信息反馈，确认核实接待费用，并认真总结经验。
  
。