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2018-05-14 04:46:35

•   邮件合并功能。 
  　　一、制作明细表 
  　　首先按照图1的格式制作“往来账项明细表。xls”。笔者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。
  　　二、询证函的格式 
  　　为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示（实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容），该文件名称为“询证函。
    doc”。在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表。xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。
  三、进行“邮件合并” 
  　　1。启动Word，打开“询证函。doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。
     
  　　2。选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步撰写信函”。 
  　　3。进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表。
    xls”。 
  　　4。在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。 
  　　5。在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。 
  　　6。
    执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。单击“询证函。doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。
     
  　　同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。 
  　　至此，“询证函。doc”文档显示如图3所示。文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表。
    
    xls”文件的相关项目。 
  　　四、完成“邮件合并” 
  　　在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步撰写信函”，然后单击“下一步 预览信函”，再单击“下一步 完成合并”，至此邮件合并完成。 
  　　想看看合并后的结果吗?在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”，此时Word将弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。

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  杜***

  2018-05-14 04:46:35

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