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公司规范化办公程序的若干管理规定

时间:2022-09-14 02:54:07 其他合同

规范化办公程序的若干管理规定

一、 文书处理程序:

目 的:为进一步加强和健全企业综合档案管理工作,规范文件的收集、整理、立卷、归档程序,以保持企业的档案材料完整齐全,能更好的维护企业利益,反映企业的历史面貌,记录企业的业绩文秘资源网,为企业开拓经营提供服务。

参考文件:总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》

(__字[]第111号)

附 件:《档案库房管理制度》

《档案补充修改制度》

《档案借阅及档案材料复印制度》

《档案鉴定与销毁制度》

《档案的统计制度》

《综合档案归档范围及保管期限》

《工程经济档案内容及责任分工》

(一) 收文:

1、上级机关下发的文件资料,应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件,应及时送到综合办统一登记处理,各部室和个人不得自拆、自收、自办,综合办及时督促催收。

2、综合办收到文件后,应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序及时办理收文手续和文件承办单,确保做到平件不隔日,急件立即办,不得积压。

3、文件由公司领导批办后,按有关批示及时转交承办部门签收办理,并将承办结果及时反馈到综合办,通过综合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。

4、文件传阅要严格登记手续,加速公文运转,每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在《文件承办单》上签字,并及时送还综合办。

5、涉及几个部门合办

(合阅)的文件,要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理,并负责在办完后立卷归档。

6、严格保密制度,按照文件的密级加强管理,按照文件规定的范围传阅,任何部门和个人不得丢失文件和外传泄密,若丢失文件发生,应立即逐级上报,严肃处理。

(递送,不得拖延。

4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函,因私邮寄不予办理。

四、 办公设备及用品使用程序:

范 围:公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

目 的:为了节约开支杜绝浪费,确保公司办公设备及办公用品的合理使用。

参考文件:总公司《行政办公设备管理规定》

(__字[]第125号)

1、 办公设备由综合办根据需要,经主管领导批准后统一购置。

2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理,各使用部门负责日常维护和保养。

3、 办公设备损坏由综合办查明原因,联系维修,并建立相应的维修台帐。

4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认,残体由综合办处置。

5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。

6、 办公用品由综合办统一购置管理。

7、 办公用品要根据实际工作需要,于每周的周二上午按照部门所需,由专人一次性集中办理领用手续。

8、 特殊需要的办公用品要提前在综合办登记,经领导批准后统一购置。

9、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置,并将采购物品分类进帐。

五、 图书购置、借阅程序:

1、 图书资料由各部室经理编制购书计划,报公司主管领导批准,由各部室自行购置。

2、 购置图书后,购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续,由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。

3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。

4、 综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序,在相关图书资料上加盖“有效版本”章。

5、 借阅人员应爱护图书,因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。

六、 信息传递程序:

1、 公司上下级、各部室之间的情况交流,信息沟通,在企业经济运行中起着重要意义。

2、 对于总公司下行的信息

(包括Fa__、E-mail、电话通知、信函等)由综合办统一查收,并做好记录,报呈公司领导后下发相关部室承办。

3、 各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系,接到有关信息后,应立即作好记录,将记录内容及时传达到有关部门和人员,并及时处理有关事项。

4、 各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形式进行。

5、 公司建立健全呈阅件制度,各部室可采用呈阅件的形式向公司领导汇报工作,提出建议。综合办应加强呈阅件的管理,做到件件有落实,事事有回音。

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