目的公司应建立适当的内部沟通渠道,保证有效的沟通过程,确保对体系的有效性进行充分的沟通。
适用范围公司内部各部门、层次之间的沟通。
职责
物业部负责保障沟通渠道的建立,汇总各部门的沟通信息。
部门主管负责本部门内部沟通,并积极与相关部门进行有效沟通。
每位员工应注意日常信息收集,为内部沟通提供良好的素材。
程序
部门间的沟通
各部门应建立每周一次的例会制度,会议由部门主管负责召开。
例会内容以总结上周工作完成情况和部署下周工作为主,并以会议签到的形式保留相关记录。
部门间因工作牵涉面和检查覆盖面的关系,有必要对本部门下周开展工作的情况与相关部门联系,并将联系的情况填写在《内部信息传递单》上。
各部门保留本部门主动沟通的有关记录,对协助其它部门的沟通只需在召集部门的沟通记录上签字认可。
部门间的沟通的形式有以下几种:
参与对方例会
与对方人员沟通
由主管领导组织有关部门主管的会议
渠道:电话、邮件、信件、面谈等
部门间的问题传递由发现部门填写《公司总部问题转呈单》,并由对方签字确认。
各部门应对本部门接手的事项按时、认真处理。
在管理 现问题后,对一般的问题由管理处电话通知或反映到相关部门即可。
对较复杂或较严重的问题,由管理处填写《管理处对公司部门问题转呈单》,并及时反馈到相关部门。
相关部门应及时处理,并及时反馈到管理处,并由主任签字认可。
部门主动反馈到管理处的信息,接听电话人员必须及时将有关信息准确登记,属公司内部事务的登记在工作记录上,属客户信息类的应登记在《来电来访记录表》中,并加以注明由部门转告。
管理处间应主动加强交流和沟通,方式由互相参观、派人培训、学习等方式进行。
管理处间的沟通应记录在主任和办公室的工作记录上,接待方还应登记在有关表格上,如员工培训记录、出席会议人员签到表等。
信息分为内部信息和外来信息两部分,识别有价值的信息予以登记,并以""表示外来信息。
管理层每位员工都应建立自己的信息记录,操作层可将有关信息记录在对应表格上。
信息记录以工作日志、日常笔记的形式存在,务必做到记录准确、清晰,有追溯性。
对于内部有价值的信息,相关人员以工作日志的形式登记即可。
对于外部信息,管理处应登记在《来电来访记录表》上。
全体员工都有责任接受信息和记录相关信息,各单位应将信息的处理情况在周例会上进行有关评审,并将评审和处理情况作为会议记录输出。
相关记录《内部信息传递单》
