物业分公司内部管理检查规程1目的规范分公司内部管理服务工作,确保各部门内部管理高效、有序。
2适用范围适用于分公司各部门(班组)的内部管理工作。
3职责行政部经理负责组织分公司工作计划(年度/月度)的制定、实施与控制,并对年度、月度工作进行总结。
各部门(班组)负责本部门(班组)的工作计划(年度/月度)的制定、实施与控制,并对年度、月度工作进行总结。
各部门(班组)的工作计划(年度/月度)由部门经理审批。
分公司的工作计划(年度/月度)由分公司总经理审批。
4实施程序
工作计划的制定
年度工作计划
每年12月20日前,各部门(班组)应根据公司总体工作思路,并结合本大厦工作的实际特点编制出下一年度工作计划;
各部门年度工作计划应以书面形式于12月20日前报行政部,行政部根据各部门计划制订分公司年度工作计划,由分公司经理办公例会修订、批准;
经批准后的年度工作计划由行政部督促各部门具体实施。
计划的完成情况作为各部门(班组)的绩效考评指标之一;
年度工作计划的内容应包括以下几部分:
年度工作目标;
主要措施;
工作计划实施、完成的时间;
费用预算。
月度工作计划
每月月底前,各部门(班组)应根据分公司批准后的年度工作计划和实际工作情况具体编制出下月度工作计划;
月度工作计划应当于月底前报行政部备案;
计划的实施、完成情况作为各部门(班组)绩效考评的依据之一;
月度工作计划的内容应包括以下几部分:
主要工作项目;
应采取的主要措施;
计划实施、完成的时间;
费用预算。
工作总结的制定
年度工作总结:
每年12月10日前,各部门应依据年度工作计划的完成情况,编写年度工作总结,上报行政部。
行政部于12月20日前编写分公司年度工作总结,由分公司经理工作例会讨论通过后,上报公司经理部。
年度工作总结的内容要求包括:
计划目标的逐项完成情况、完成数据;
主要工作措施的实施情况;
员工的绩效考评结果;
费用成本支出情况;
存在的问题和今后工作的努力方向。
月度工作小结:
每月1日前,各部门应当依据月工作计划的完成情况,对上月工作进行小结;工作小结应以书面形式报行政部;行政部对工作小结的审核结果作为各部门月度绩效考评的依据之一;月工作小结的内容应包括:
工作计划的完成情况(附统计数据);
员工绩效考评结果;
存在问题和下月工作要点。
日常工作组织、布置、实施
工作例会、专项会议、协调会议
工作例会:分公司经理办公例会每周召开一次,参加人员为部门副经理以上人员。
会议主要内容是:
总结本周的工作实施情况;
解决各部门需要协助的问题和困难;
布置下一周的各项工作;
根据《员工素质量化考核办法》,对员工工作表现进行奖优罚劣。
专项会议:为解决单项问题而召开的会议,参加人员为相关部门负责人或主管。
会议内容如下:
明确的会议议题;
相关人员的主要发言记录;
会议的决定。
协调会议:是由分公司总经理为协调部门之间的工作而召开的联席会议。
会议内容如下:
协调的主要问题;
相关人员的主要发言摘要;
会议的决定。
各类会议均应由召集部门整理详细的会议纪要。
经理办公例会由行政部整理《会议纪要》下发到各部门并上报公司。
内部巡视检查:
日检
值班经理、各部门经理和班组长应当依据分公司有关规定对下属员工的工作进行日常例行检查。
检查频次及检查人:
值班经理每天应对辖区的物业状况、各部门员工表现进行不少于1次的工作检查,并将结果记录于当日《值班经理值班记录》中;
行政部每日上下班应对员工的出勤情况进行检查,并将检查结果通报各部门经理,做好记录。
物业部每日应对辖区至少进行不少于一次巡视和检查,巡检内容详见《楼宇巡视检查工作规程》。
并将结果记录于当日《物业部值班记录》中;
工程部每日对设备的运行状况进行不少于一次巡视和检查,对巡检或记录中发现的问题应及时分析原因,并采取纠正和预防措施进行处理,并将结果记录于当日《值班记录》中;
保安部每日对辖区及各岗位安管员工作进行检查,对发现的不合格应及时采取纠正措施,跟踪验证,并将结果记录于当日《值班记录》中;
周检
分公司总经理每周对各部门工作进行一次巡视检查,并在周检记录表上作相应的的记录和评价。
月检
分公司总经理每月最后一周周末,组织各部门经理对辖区进行一次全面检查,评审物业状况(重点是检查设备房、主要设施设备、消防报警、公共通道)、员工表现进行检查,并将结果记录在月检报告表中。
检查的方式:采用抽检的方式进行。
检查的原则:
重点部位、重要工作要重点、重复检查;
在会议上列出来的问题要重点检查;
对工作的执行结果要重点检查;
检查时注意原始证据的保留。
检查以纠正违规、提高管理服务水平为目的,因而在检查出违规现象肘,应当现场予以纠正,示范指导。
严禁只查不纠的行为。
绩效考评
各相关考核人应当依据规定对下属员工进行绩效考评;
员工的绩效考评,详见《员工素质量化考核办法》。
质量记录的管理
经审核批准后的年度工作计划、工作总结由行政部归档,长期保存。
月度工作计划、工作小结及各种会议纪要由行政部归档,保存期两年。
所有质量记录每季度由各部门整理归档,交行政部保管。
5相关文件和质量记录表格
《员工素质量化考核办法》
《文件、档案资料管理规程》
《日(周、月)检记录表》
