目的
本指导书规定了编写质量体系文件的程序、格式和内容,确保其规范性和协调性。
适用范围
本指导书适用于指导本公司质量体系文件的编写。
职责
管理者代表负责总体组织、协调质量体系文件的编写工作。
各职能部门、管理处负责组织本部门有关人员进行编写工作。
工作程序
编写要求
质量体系文件的所有规定应与公司的其他管理制度、规定相协调,各级体系文件之间也要互相协调。
质量体系文件编写时力求“表达流程清晰、表达准确、涵盖全面、简单扼要、可操作性强”,实现唯一理解,不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。
遵循“现场、现实、现物”的原则编写各类文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到,一旦发现文件不适用(合),应立即报拟制部门或人员按规定程序修改。
文件编写程序和格式
文件编写流程图
文件内容与格式
版面一般统一采用A4纸版面,便于保管和使用。
文件页面
a) 质量手册
b)程序文件
C)作业指导书
内页
a)质量手册(页眉)
b)程序文件(页眉)
c) 作业指导书(页眉)
章节编号
a)文件章节编写采用阿拉伯数字编排,如:
;
;
……依次表示第一章;第一章第一节;第一章第一节
第一条……。
b)章节以下内容是并列关系时,可采用英文的小写加半括号编排,如a);b);c)……表示。
c)在a);b);c)……中如仍然需要分段叙述,则用“――”;①、②、③……表示。
文件架构和内容
a)质量手册:按GB/T19001― idtISO9001: 标准描述质量体系。
b) 程序文件:标题应说明开展活动的内容及其特点,一般由管理对象和业务特性两部分组成。程序文件具体形式可参照下例:
目的
一般简要说明为什么要开展这项活动(即描述为什么要制定此程序)。
适用范围
本程序适用于那些范围的活动,指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等,必要时说明禁止事项。
术语和定义
一般是指本公司专用的或特殊(行业)的术语或对某些易发生歧义的词语等的特别定义。
职责
规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限(包括哪个部门协调配合)。
工作程序
按活动开展的顺序一步一步地列出开展活动的具体步骤,明确5W1H:
Why:要达到什么效果;
What:做什么;
Who:由谁来执行;
When :在什么时候做;
Where:在什么地方做;
How:具体怎样做;
应采用的材料、设备、文件等;
如何进行控制;
应保留的记录;
应该注意的例外情况(必要时辅以流程图等)。
引用文件和记录表格
开展此项活动应形成的报告,必须应用的记录、表格等,注明其编号和名称,并附上表样。
c) 作业指导书(工作手册):是对程序文件的支持补充,编写时应坚持“最实际、最有效”的原则,使其具有良好的可操作性,内容上应满足5WIH原则,实现“唯一理解”,表达出:
Where:在那里适用此份文件;
Who:什么样的人使用该文件;
What:此项工作的名称是什么;
Why:此项工作的目的是什么;
When:什么时候执行;
How:如何按步骤完成作业。
符号说明:
编写程序和作业指导书可采用下列含义的符号。
引用文件和记录表格
