房地产有限公司程序文件打字、办公文件收发工作细则
一、目的:提高文件处理的规范化,并能存储电脑以作备查,为将来企业、领导做出决策时提供重要依据。
二、范围:工程系统的打印及办公文件的控制。
三、职责:负责工程系统文件、合同打印存储工作以及办公文件收发、保存、管理工作。
四、质量:使文件的打印及时、准确、美观,使办公文件的收发在第一时间送至主办人手中。
五、程序:
1、打印:工程师在写完稿件后附上一张发文处理单(见附页),交由上级领导审批,领导如有意见直接在原稿上进行修改,如同意则签字认可,再由工程师交由打字员打印。打字员按日期进行编号,按工种进行分类打印完毕后,先进行校对,再交拟稿人进行核对,正确无误由工程师签收认可,原稿存档。(特急项目特殊处理)
2、文件的发放:有两种主要形式e-m ail和fa__。
适用于公司内部文件,在打印校对后,先发至本部门最高层领导和相关经理,等待领导的信息反馈,如同意再向其他部门的相关领导和人员发送。
适用于外部文件和急件,由工程师们确认后直接向外发放。
3、标准工作程序文件管理:监督文件发放到应发放人手中,并加盖"受控"章,收件人签收后,文件编制人负责把签收单返回孙颖处存档。如所发放的文件需修改后再次发放给原文件执有人,务必做到以一换一,以旧换新,并做好签收工作,原文件交孙颖处立即进行销毁。
4、文件的接收:来文先按日期进行登 记编号,附来文处理单(见附页)交主办人签收,必要时工程师在签署处理情况后原件返回存档备查。
六、本程序文件应发放到工程、预算全体人员。
