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现代秘书的职能结构?帮忙论一下.

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  • 2007-12-12 13:17:45
      秘书,在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来,就是辅助管理,综合服务,其特点主要有综合辅助、系统中介、间接效益性和对立统一性。综合辅助既是秘书活动的显著特点,又是指导秘书工作的重要原理;在组织的结构系统中,秘书部门既是组织静态的结构中介,又是组织动态运转的中介;秘书工作的成果是很难用具体的经济成果的数据来表述,但秘书有效的职能活动,能够使取得生产和管理成果的人们效益的提高;秘书的职能活动不能脱离社会,和其他社会活动一样,秘书职能活动具有鲜明的对立统一性。
       在秘书工作实践中,这些特点,决定了秘书在职能活动中要充分发挥参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用,真正达到管理机关对秘书工作的要求。 关键词:秘书职能活动 特点与作用 秘书在组织管理体系内工作活动,势必受到职能地位和工作环境的影响和制约。
      虽然秘书活动头绪众多,范围广泛,可变性大,但仍然有着符合自己职能地位和环境条件的特点,存在着符合自身活动规律的原理。总体来说,秘书主要作用就是为领导工作服务,综合处理机关事务,促进管理机关发挥整体效益。具体来说,体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。
       本文根据秘书活动的一般特征和原理,从秘书工作的特点与要求入手,理论联系实践,就秘书在职能活动中如何充分发挥其重要作用分4个方面进行论述,旨在通过对秘书工作特点与要求的了解,更好地开展秘书工作,充分发挥其职能作用。 1、秘书活动的综合辅助特点,要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用 1·1 综合辅助是秘书活动的显著特点 秘书部门被称为综合办公部门,秘书工作的要旨,是为领导工作提供服务。
      秘书的实践活动,大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点,又是指导秘书工作的重要原理。 在组织运转中,下级各方面的情况,需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信,将下级各方面的请示、汇报、报表,收集起来并进行综合,提供给领导,以辅助其了解下情。
      同时,秘书通过撰拟情况简报、通报,组织各类会议,授权传达上级指示等活动,综合上级各项指示和要求,使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图,理解长远的计划和近期的安排,在行动上彻底贯彻执行。 1·2 秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用 现代管理日趋复杂,各级组织的领导无论才干和精力,都无法独胜其劳。
      它必须依靠副职和秘书人员,为他分担部分工作。而副职过多,又有可能因权力分散,造成难以统一的弊病,而且副职领导往往独当一面的分管部分工作,很难对主要领导人提供全面的辅佐和服务。因此秘书的决策咨询的功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。 在学校日常政务工作中,办公室秘书是学校领导的助手,必须协助领导者处理日常办公事务,为领导的工作提供各方面的服务。
      秘书不仅熟悉学校领导的权责范围、工作内容、以及组织内外的各种关系,了解各种工作渠道和来自各方面教学工作信息;熟悉本级机关组织的全面的情况,对上级领导机关的政策、指令和有关意图,以及下级各处室、各年级组和各教研组的具体情况都比较了解,而且秘书还对领导者的工作习惯、思想脉络和不同阶段的工作重点比较熟悉。
      秘书这种协助领导处理日常事务,为领导者提供工作服务的职能地位,为秘书发挥参谋咨询作用,提供了便利条件,而领导人也存在这种需要。一位有现代管理思想的领导人,不仅需要他的秘书作风正派、办事机敏、忠诚可靠,而且需要他的秘书有较高的智能,信息灵通,知识全面,善于出谋献策,能够直言上谏,在关键时候提醒自己,拓宽自己的思路,使自己少犯错误。
       秘书要充分发挥其参谋咨询作用就必须取得领导者的绝对信任,如果领导信任,愿意征求和听取秘书的参谋建议,秘书就能有效地发挥参谋咨询作用;反之,就难以发挥作用。而领导者对秘书的信任很大程度上与秘书的自身素质、领导人的素质和组织气候的影响有关。
      这三个方面的影响造成了处在相同职能地位的秘书有的能随时向领导者提供参谋建议,成为领导身边的智囊人物;有的只能跑腿办事,很少有提出意见和建议的机会的现象。 同时群众的理解和支持,影响着领导人的管理效果,也影响秘书发挥参谋咨询作用。秘书只有深入群众,了解实际,在群众中吸取丰富的营养,在领导和群众之间做好沟通的桥梁和联系的纽带,随时向领导反映群众正确意见和建议,才能充分地发挥其参谋咨询作用。
       秘书的职能地位处于信息沟通网络的中枢。组织对内对外信息沟通的网络结构越合理,运转效率越高,秘书掌握的信息就越全面、及时、准确,以此为依据,提出参谋建议或进行咨询,就有较高的实际价值。反之,秘书就失去了发挥参谋咨询作用的信息依据。 1·3 辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用 秘书的辅佐决策作用,体现在日常的调查研究,处理来信来访,收集处理信息,参与讨论起草工作计划等实务中。
      秘书的参谋咨询活动,很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作,长传下达,沟通四方,便于领会决策意图,检验决策执行效果,收集反馈意见,对决策的形成、实施、修正、补充和优化,能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系,因此便于在各方面为决策提供有效的依据。
      秘书在决策执行中的各项职能活动,能够有效地加速决策的进程,保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中,秘书能够起到不可低估的作用。 秘书要发挥综合办公的职能优势,全面系统地辅佐决策,不仅从可行性,还可以从组织内外环境条件的发展的角度,考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。
      全面地协助领导人进行科学决策,系统地跟踪决策目标实现全过程,是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策,又具体体现在其日常工作中发现问题,协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中,无论发现哪一方面、某个因素出现问题,便能立即协助领导人分析和解决问题,这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。
       秘书既要为决策形成提供各方面的服务,又要具体参与决策实施工作,在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程,确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合,有利于秘书在形成决策的辅佐中,更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施,深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性;在决策实施的辅助中,完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性,决策要求与实施效果的统一性。
       1·4 秘书的检查督办保证决策指令的贯彻实施 检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。秘书是领导人的助手,因此领导经常把检查督办的任务委派给秘书去执行。检查督办的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。
       秘书参与了决策指令形成前后的全过程,因此,对决策指令的背景、目的、内容和实质,能够全面深入的理解,有利于检查督办中把握目的、标准,分析执行决策指令的状况和发现存在的问题以及评价执行决策指令的效果。秘书具有熟练高效的信息处理手段和丰富的经验,在检查督办中,秘书能够迅速准确捕捉信息,了解情况,摸清执行决策指令的情况,发现执行决策指令的差距和问题,起到督查作用。
       秘书直接受命于领导人,于领导人保持着密切的信息沟通,这样就能直接将检查督办的情况,反馈给领导人,以避免贻误时机,反馈信息失真或受到干扰。 秘书检查督办的目的十分明确。不仅有明确的检查督办对象,而且在内容上也是明确地以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。
      秘书检查督办的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理,不是简单地检查是否办理,而是系统地督查对上级决策指令执行的情况,包括决策指令是否办理、怎样在办理,以及办理的效果怎样等,形成层次分明紧密联系的督办内容体系。秘书代表上级机关到下级单位督办,但并不是上级领导人。
      一方面,秘书要严肃认真,实事求是,深入具体的了解情况;另一方面,秘书必须平等待人,态度谦和,行为检点。 2、秘书活动的系统中介特点,要求秘书部门和秘书人员充分发挥沟通协调的作用 2·1 秘书活动带有鲜明的系统中介特点 在组织的结构系统中,秘书部门既是组织静态的结构中介,又是组织动态运转的中介。
      比如在学校日常工作中,学校领导需要依靠办公室秘书,了解广大教职员工和离退休教师对学校政务和教学工作的想法、意见以及他们工作、生活方面的情况和希望改善生活条件的合理要求,也需要通过秘书传达学校领导的有关工作意图;同时群众也需要通过办公室秘书,了解学校领导对具体工作的安排和指导思想,并通过秘书,向领导转告自己的意见和建议。
       秘书部门处于决策层与执行层的结合部的职能位置。这不仅使秘书在决策与执行之间,通过操办会议,撰拟公文,起到特有的转换作用,而且对决策的可行性和可受性,执行的彻底性和适变性起到积极的保证作用。秘书在既参与决策,又参与执行的实践中,体现其系统中介性,并由此发挥特殊的功能。
      另外,秘书草拟公文,既要领会上级机关的有关方针政策、法规指令,了解环境条件的动态变化,又要熟悉机关组织内部各子系统的具体情况;秘书接待来访,既要向对方介绍组织内部的基本情况,又要了解对方的有关情况和要求。 秘书部门处于如此确定的中介位置,因此秘书活动带有鲜明的系统中介特点,秘书工作正确地使用中介原理,有利于充分发挥其职能作用。
       2·2 沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责 沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段,是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂,分工密细,必须以有效的沟通协调维系其整体性。 秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽,秘书在处理信息的过程中,能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险,然后有的放矢地加强信息沟通,使各相关方面了解事情的真相,促进相互的理解和信任,就可以消除误解,化解矛盾,解决不少失调问题,从而促进各相关方面的相互配合与合作,维系组织和谐运转。
       秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点;又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此,当上下出现矛盾和失调时,秘书有着从中沟通协调的便利条件,促进上情下达,下情上达。在领导机关的各职能部门中,秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态,又能了解各部门间的相互配合关系。
      当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时,秘书能够及时发现问题,及时向领导人报告有关情况,协助领导人进行协调和仲裁。 秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务,在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面,能保持密切的联系,而且能取得各相关方面的信任和支持,这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。
      当有关方面出现某些矛盾分歧等失调现象时,秘书凭借其为各相关方面提供公务服务所取得的信赖进行沟通协调,能够取得良好的效果。 3、秘书活动的间接效益性特点,要求秘书在日常工作中充分发挥工作效益和执行效益 3·1 间接效益性是秘书工作效益的体现 间接效益性是秘书工作的一大特点。
      秘书的工作效益,一般难以直接的反映出来,也很难直接衡量其大小。从表面来看,秘书工作的成果,很难用具体的经济成果的数据来表述,但深入分析,秘书有效的职能活动,能够使那些不断取得生产和管理成果的人们提高效益。 秘书在其基本职能作用中所产生的效益,都是反映在其职能发挥作用时的工作对象的效益中,属于实践中所取得的间接效益。
      秘书为管理者献计献策,方案被采纳之后所取得的效益主要反映为领导人的管理效益和决策者的决策效益。秘书的沟通协调活动的效益,反应在失调的各方面通过沟通协调,相互配合后产生的工作效益中。 在日常工作中,秘书撰拟文稿的效益,体现在文稿的责任承担者的工作效益和文稿的收受者的执行效益;秘书信息工作的效益,蕴含于使用信息者的工作效益;公文处理的效益,决定于公文制定者的工作效益和公文收受者的执行效益。
       因此,秘书工作虽然取得的是间接效益,但对组织整体效益的提高,有着不可替代的作用。 3·2 秘书的事务管理直接影响领导机关的工作效益 领导机关是组织整体运转的首脑,领导机关的工作效率,直接影响组织整体运转的效率,而秘书的事务管理与领导机关的工作效益有着密切的关系。
      秘书快节奏高效率地管理事务,能够有效地促进领导机关,特别是领导者工作效益的提高,进而对整个组织运转产生积极的影响。 机关职能部门很多,各自的职能任务相当繁杂,再加上机关内外环境条件处在不断的变化中,这就使机关事务工作的可变因素甚多。秘书的职能地位,使其与机关内外各相关方面都有着广泛的联系,对各方面的变化都能及时准确地了解。
      秘书管理事务,有利于使事务工作适应各方面的变化,及时恰当地提供有效服务。比如学校领导接到通知,不久将前往贵阳一中参加其校庆活动,作为秘书此时应立即停止手上其他的日常事务工作,着手校领导出差经费、交通工具和所带材料的准备,在校领导出行前一天必须保证交通工具、差费和准备材料三到位。
       机关各子系统事务服务的需要,有时比较集中,而单位的设备条件有限,如学校教务处和总务处同时都要召开会议,而单位的大会议室又只有一个,这就势必造成事务工作的矛盾。当出现冲突时,秘书可以与两个处室的主任进行沟通协商,采取以教学工作为主的方针,调整两个会议的召开时间,在可能的情况下做到互不影响。
       由此可见,秘书管理事务,既有利于及时恰当地为领导工作提供服务,又有利于根据各职能部门的需要,适时提供有效的服务。秘书及时有效地提供服务,有利于提高机关工作效益。 4、秘书职能活动的对立统一性特点,要求秘书在参与政务、掌管事物的职能活动中,充分发挥助手作用 4·1 秘书职能活动具有鲜明的对立统一性 秘书的职能活动不能脱离社会。
      因此,和其他社会活动一样,秘书职能活动具有鲜明的对立统一性。在秘书的职能活动中,既要听命办事,不折不扣地完成领导交办的事务,又要在实际工作中,发现问题,调查研究,提出参谋建议,对领导的某些失误与疏漏,提醒和规劝;既要熟悉组织运转各方面的运转机制,又要精通本职专项实务所必备的工作技能。
       秘书必须根据领导工作和管理工作的需要,提供公务服务,其工作是被动的。但在具体的工作中,秘书必须根据组织运转发展的趋势,主动向领导及各部门提供公务服务,才能提高整体工作效益。因此,秘书必须在被动中求主动。 秘书不仅要熟悉组织运转各方面的运转机制,而且要精通本职专项实务所必备的工作技能,如机敏的办事技能,熟练的推进公共关系技能,准确流畅的语言表述技能,规范的公文处理技能,灵活的协调技能等等,实现业务上综合性与专业性的统一。
       比如在学校政务工作中,秘书要通过沟通协调、检查督办、办文、办事、办会等职能活动,维持学校各组织的正常运转。同时,又要通过对外与各地区兄弟学校的公务交往,广泛的收集教学改革信息,密切把握国内外教育信息的动态变化,并通过参谋建议,辅佐决策等职能活动,协助学校领导者,适应办学环境条件的变化,采取必要的教学改革措施。
       可见,秘书职能活动的对立统一性有着自身的特点,它既适应社会活动规律又符合秘书的职能要求。 4·2 参与政务与掌管事务是秘书职能活动一驾马车的两个轮子 秘书的职能活动,既要参与政务,又要掌管事务,事务工作是经常的、大量的;参与政务是随机的、间接的。
      秘书若仅只能做一些事务性工作,就难以充分发挥其参谋、助手的职能作用;若忽视事务工作,秘书将失去参与政务的依据(办文办事过程中能够收集组织内外的大量信息),也将失去通过为领导公务服务时极好的为决策参谋建议的机会。由于秘书特殊的职能地位,其参与政务和掌管事务是紧密相连,不可分割的。
      比如在学校专业技术人员职称评定工作时,秘书既要把上级的有关专业技术人员职称评定的政策,向学校所有教职员工作系统的宣传,让广大教职员工充分地理解;又要对涉及具体评定的某些细节内容和具体人员安排,保守机密,做到守口如瓶。 。

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