会计电算化内部管理制度 第一章 总 则 一、 会计电算化管理是会计电算化工作的重要内容，为推动集团公司会计电算化工作的健康发展，保证会计信息处理和存储的合法、安全、准确、可靠，根据>和财政部>、财政部>、财政部>以及广州市财政局会计电算化的有关规定，特制定本管理办法。
二、开展会计电算化工作，是促进会计基础工作规范化和加强财务管理水平，高经济效益的重要手段和有效措施。各单位要把会计电算化作为提高会计工作质量和建立现代企业制度的一项要工作来抓。 三、逐步提高会计人员的电算化操作水平，使一部分会计人员能够负责会计软件的维护，并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化数据分析工作。
四、讲求效益，处理好及时更新技术设备与勤俭节约的关系，既不盲目追求最新技术和先进设备，也不忽视技术的发展趋势，造成设备过快陈旧过时。 五、统一应用财务管理软件。为适应财务管理网络化，提高企业管理水平的要，我集团公司所属单位统一采用“金蝶k3系统”作为财务管理软件。
并为以后与其他信息系统的联网做好准备工作，逐步建立以会计电算化为核心的集团公司信息管理系统，做到单位内部信息资源共享，充分发挥会计电算化在经营管理中的作。 第二章 替代手工记账验收条件 一、 采用电子计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计资料。
替代手工记账是会计电算化的基本目标。 二、集团公司获得市财政局授权成立会计电算化验收小组，自行验收集团公司所属单位的会计电算化工作并报市财局会计处批准。 三、替代手工记账的单位，应具备以下条件； 1、 配备了“金蝶k3系统”财务软件、相应的计算机硬件及机房空调设备； 2、 配备了相应的会计电算化工作人员。
所有会计从业人员必须具备会计电算化初级培训资格，使用网络财务软件单位必须至少具备一名以上会计电算化中级维护员； 3、 执行集团公司内部管理制度； 4、 “金蝶k3系统”(下称k3系统)与原总公司自行开发的会计核算软件(以下称旧软件)或手工帐表(未电算化单位)并行3个月以上，且新旧核算软件的结果数据相一致；如果新旧软件核算结果不一致，并且不一致原因不属人为错误，可由专人查明原因，并向验收小组提供书面报告； 5、 新旧软件并行期间，新旧软件所有核算结果会计资料都必须装订成册，作为会计档案保存，并作为验收的主要依据。
6、 记账凭证类别使用统一记账凭证，以适应会计电算化工作的需要； 7、 提前一周填写广州市财政局会计处规定的标准格式申请表向集团公司会计电算化验收小组提出书面申请。 第三章 会计电算化岗位责任制 一、 建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到“事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”。
二、会计电算化岗位可设电算主管、软件操作员、审核员、电算维护员、电算审查员、数据分析员和出纳岗位、档案管理员。 1、 电算主管：全面负责集团公司会计电算化工作，制订电算化发展规划、总体方案及操作人员的权限控制； 2、 软件录入员：编制记账凭证，并负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入工作，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作，要求达到会计电算化初级知识培训的水平； 3、 审核员：负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认； 4、 电算维护员：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；对软件所需的维护和升级负责同软件供应商进行联络；对财务部门无法解决的硬件问题负责同计算机中心联系； 5、 电算审查员：负责监督计算机及财务软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊，此岗位由计算机中心和审计室有关人员兼任； 6、 数据分析员：负责对计算机的会计数据进行分析，提供有关分析资料供领导决策参考。
7、 出纳：只能使用“现金管理”模块。 8、 档案管理员：负责财务软件和会计资料档案的管理。 三、各单位可根据实际情况，在不违反内部牵制制度的前提下，交叉设置各岗位，但要保持相对稳定。出纳只能使用“现金管理”模块，录入员和审核员必须分设。 第四章 会计电算化操作管理制度 一、 明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，杜绝未经授权人员操###岗位责任制一、本单位建立岗位责任制，每个岗位人员应切实履行职责。
二、单位设电算化主管、软件录入员、审核员、电算维护员、档案管理员等岗位。电算主管：全面负责单位电算化工作，制定电算化工作总体方案及操作人员的权限控制，由中心财务负责人兼任。软件录入人员：本单位财务会计人员为软件录入人员，负责编制记账凭证，并负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入工作，输出记账凭证、会计账簿、报表。
审核员：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，财务负责人或其他指定的人员担任。电算化维护员：财务负责人指定人员，负责保证计算机硬件、软件的正常运行；对软件所需的维护和升级，负责同软件供应商进行联络。档案管理员：财务会计人员担任，负责财务软件资料和会计资料档案的管理。
第二章 操作管理一、中心会计电算化操作人员由电算主管根据业务需要确定。二、上机人员应严格管理操作密码，不得任意对外透露，杜绝未经授权人员操作财务软件。三、需要进行修改操作时应在界面菜单下操作，严谨擅自修改数据库。四、不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏程序、数据文件等。
五、严禁在安装财务软件的电脑上安装游戏，使用外来存储介质需进行杀毒处理。六、离开操作电脑时，应切断设备电源，关闭财务软件。第三章 硬件管理一、本章所提到的硬件主要指财务使用的计算机、打印机及网络设备。二、按照国有资产管理要求，会计电算化的硬件由设备使用人负责日常管理。
三、放置硬件的房间应保持清洁、严禁吸烟。四、相关硬件设备应配置不间断电源，严禁随意插拔硬件设备的电源设备。五、房间内应配置空调，保持合适的温度和湿度。六、设备出现问题时不得自行拆修，应有专门人员修理。第四章 软件管理一、财务软件应安装在安全、独立的操作系统中。
二、为防止病毒感染，外来软件或资料不得随意在安装财务软件的机器上使用。三、对软件进行升级或修改，必须做好数据备份工作，并需经电算主管人员签字批准。四、软件出现故障时，应首先做好数据备份，再请专人进行维护。第五章 档案管理一、档案包括存放在硬盘、移动存储介质上的资料和打印出来的纸张资料。
二、电算主管指定专人负责管理档案，档案不得随意借阅，经批准借阅时必须做好登记。三、档案室应配置相关设备，保证室内干燥、通风。四、每月应最少备份一次电子数据，并应进行双备份。五、凭证、账簿、报表应按期打印，相关人员签字盖章并保存。
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开展会计电算化的单位应当根据工作需要，建立健全以下管理制度： (l)岗位责任制。会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。 (2)操作管理制度。
操作管理制度主要内容包括：①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿；③操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；④由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
(3)硬件、软件和数据管理制度。硬件、软件和数据管理制度主要内容包括：①保证机房设备安全和计算机正常运行，对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；②确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续；④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施；⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。
(4)电算化会计档案管理制度。电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以 及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括：①由专人负责；②防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案应有备份，存放在两个不同的地点；③采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制；④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
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