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2014-03-26 17:53:01

•   一、建立数据源
  　　1、启动Excel，建立含有学生月考考试成绩表（4月份）的工作簿——“月考成绩”文件，
  说明：数据源是一个文件，该文件包含了合并文档各个副本中的数据。把数据源看作一维表格，则其中的每一列对应一类信息，在邮件合并中称为合并域，如成绩表（4月份）中的学生姓名；其中的每一行对应合并文档某副本中需要修改的信息，如成绩表中某学生的姓名、语文成绩、数学成绩等信息。
    完成合并后，该信息被映射到主文档对应的域名处。
  　　小提示：工作表的第一行一般是标题记录，第二行起为数据记录。
  　　2、用Excel提供的函数Average、Max求出班内各门考试科目的平均分和最高分，并记录在案。
  　　二、创建合并主文档，并设置主文档类型
  小提示：此时设置的主文档格式也将决定各个副本的显示和打印效果；为了节约用纸，也可将页面分为两栏或者多栏。
    
  　　2、单击菜单栏中的“视图”选项，在弹出的下拉菜单中指向“工具栏”，然后再单击“邮件合并”选项，则在窗口上显示“邮件合并工具栏”。或者，也可以单击菜单栏上的“工具”选项，然后在其弹出的下拉菜单中指向“信函和邮件”选项，再单击“显示邮件合并工具栏”选项。
    
  　　3、单击邮件合并工具栏上的“设置文档类型”按钮，选择“目录”型主文档并单击“确定”按钮，
  三、连接到数据源文件并选择工作表
  　　单击邮件合并工具栏上的“打开数据源”按钮，然后选择以上创建的数据源文件——月考成绩，再选择此次合并数据所在的工作表（4月份）并单击“确定”按钮，
  四、向主文档插入合并域
  　　先将光标定位在需要插入合并域的位置上，然后单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，选择需要插入的合并域，并按“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，这样就完成了一个合并域的插入。
    重复以上操作，直至将所需插入的合并域全部插入为止，
  注意：此时可先将主文档保存，以防意外发生。
  　　五、合并数据源到新文档
  　　1、单击邮件合并工具栏上的“合并至新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”记录，并按“确定”按钮，
  2、检查新文档的合并效果，如果在页面内出现的学生个人成绩单有不完整的，则可以在主文档中增加空行、调整行间距或主文档的页边距。
    
  　　3、重复以上1、2操作，直至在合并的新文档每页中出现的学生个人成绩单都是完整的，（如下图所示），然后保存主文档。
  4、最后将生成的新文档让打印机打印输出或者保存后供下次打印。

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  2014-03-26 17:53:01

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