一、 Office 文件格式　　 
 　　1、 Word文件 
  　　要给Word文件加密，先打开需加密的文件，点击“工具”菜单→“选项”，弹出“选项”对话框，选择“保存”标签。在“打开权限密码”和“修改权限密码”输入框中键入密码。需要说明一下的是前者密码是用来打开文件的，如果没有这个密码，文件是打不开的。
  后者是在前者基础上设置是否打开者有权利修改文件，如果没有则只能阅读，而不能修改内容。
   　2、Excel文件 
  　　Excel文件加密方式与Word文件不同，当你编辑完文件时，点击“文件”菜单→“另存为。。。”，弹出“另存为”对话框，再点击工具栏上的“工具”按钮，弹出下拉菜单，选择“常规选项”，在弹出的设置窗口中输入打开密码和修改密码。
  点击确定，保存即可。
  　3、Access文件 
  　　Access数据库文件的加密按以下步骤进行：　　 
   　　⑴关闭数据库。如果数据库在网络上共享，要确保所有其他用户关闭了该数据库。 
   　　⑵为数据库复制一个备份并将其存储在安全的地方。
   
   　　⑶单击“文件”菜单中的“打开”命令。 
   　　⑷单击“打开”按钮右侧的箭头，然后单击“以独占方式打开”。 
   　　⑸单击“工具”菜单“安全”子菜单上的“设置数据库密码”命令。 
   　　⑹在“密码”框中，键入自己的密码。
  密码是区分大小写的。 
   　　⑺在“验证”框中，再次键入密码以进行确认，然后单击“确定”按钮。 
 这样密码即设置完成。下一次打开数据库时，将显示要求输入密码的对话框。 
　　4、WPS文件 
  　　WPS文件加密非常简单，只需点击“文件”菜单→“另存为。
  。。”，弹出对话框，勾选“文件加密”复选框，又弹出“设置密码”对话框。首先在文本框中输入密码，然后选择加密类型，其中“普通型加密”适用于大多数情况，而“绝密型加密”则适用于对保密要求较高的情况。而且据金山公司称，他们可以帮助客户解除利用“普通型加密”方式加密的文件，而利用“绝密型加密”方式加密的文件他们也无能为力，因此注意保存好密码，以免造成不必要的损失。
  
二、压缩文件 
　　1、Winzip 
 　　Winzip是最流行的压缩和解压缩软件，当然它也提供了非常简单的加密功能。 
 　　首选新建一个空白的压缩文件，在压缩文件里添加需压缩的文件。点击“Option”菜单中的“Password。
  。。。”命令，弹出密码设置窗口，在文本框中输入设置的密码。当你输入时，希望文本框的密码不可见，请选上“Mask Password”复选框。
 　　2、Winrar 
 　　现在Winrar大有取代Winzip之势，因此学习Winrar加密的方法也是很有必要的。
  用Winrar加密可在图形界面和命令行方式下进行。　　　 
 　　在图形界面下，你可以按下 Ctrl+P 或者在 文件菜单 选择“密码”命令，弹出“输入默认密码”对话框，输入即可。 
  　　说明： 
   　　A、如果“显示密码”选项被禁用，你将被要求输入两次密码来确保正确性。
   
   　　B、如果你设置了“加密文件名选项”，WinRAR 
     不只加密数据，而且加密象文件名、大小、属性、注释和其它数据块等所有的压缩包敏感区域，这样它提供了更高的安全等级。在使用这个命令加密的压缩包中，没有密码甚至连文件列表都不能查看。
  这个选项只有在把数据压缩成RAR 压缩包时才有意义，在使用默认密码解压缩数据或压缩成 ZIP 格式时，它将被忽略。　　 
 　　在命令行方式下，你可按以下格式操作： 
 　　WinRAR  - -    　　 
三、Windows 2000/XP的加密 
 　　Win2000/XP提供了对文件夹加密的功能，当然我们就可以用它来保护文件了。
  在使用系统提供的加密功能前，你要确认你要加密的文件夹所在的分区格式为NTFS，因为只有在NTFS下才能使用这个功能。 
    　　(1)利用Windows 2000资源管理器选中待设置加密属性的文件或文件夹。 
    　　(2)单击鼠标右键，选择"属性"，启动"Windows 2000属性"对话框窗口。
   
    　　(3)单击"常规"选项卡中的[高级]按钮，启动"高级属性"对话框。 
    　　(4)选择"压缩或加密属性"框中的"加密内容以便保护数据"复选框，单击[确定]按钮，即可完成文件或文件夹的加密。 
           
在Windows XP中确实可以直接对文件（夹）进行加密，但是有一个前提：要加密的文件（夹）所在的硬盘分区是NFTS格式的。
  如果不是，可以进行相应转换成NFTS后，才能进行操作。 
　　选中需要加密的文件（夹），单击鼠标右键，选择弹出菜单中的“属性”命令，在弹出窗口中，选择“高级”按钮，打开“高级属性”对话框，选中其中的“加密内容以便保护数据”选项，“确定”并推出即可。
  需要注意的是，如果用上述方法对文件（夹）进行了加密，以后重新安装系统之前，最好对。