为了高效工作，必须建立一个较佳的工作秩序。只有这样，才能减少忙乱，增加快乐，提高 单位时间的功效。美国管理学博士在其《有效的经营》一书中写道:“我赞美彻底和有条理的工 作方式。一旦在某些事情上投下了心血，就可减少重复， 开启更大和更佳的工作任务之门。
” 工作无序， 没有条理，必然浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的手里资料乱放，本来一 天就能写好的材料，找资料就找了半天， 岂不费事？ 西方“支配时间专家”运用电子计算机作了各种测定后， 为人们支配时间提出了许多合理 化建议，其中有一条就是“整齐就是效率”。
他们比喻说:木工师傅的箱子里，各种工具排列有 序，不同长度的钉子分别摆放，使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工 具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几，而效果却大不一样。 我们经常看见一些青年学生的书包里，甚至高级管理人员的公文包里， 简直像一个废物箱： 啃了一半的面包、掉了皮的杂志、卷了角的书、几块口香糖、一叠废纸等等。
办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。一位西方的老牌管理者在解释办公桌 上的东西是如何堆积起来时说:“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放 到办公桌上一堆资料的顶部， 这样就可以看到它们。”问题是东西堆得越来越高， 当不能记起下 面放的是什么东西时，就开始在资料堆里寻找。
这样， 时间就浪费到查找丢失的东西上。据统 计，有 9 5 % 以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。因此，建立一个有效的工作系统，在固定的工作时间完成更多的工作要求，合理地安排工 作，是一件非常重要的事。美国波士顿顾问集团的卡尔斯博士曾说： 看看那些工作有条理的员工的工作方式。
他们的办公桌上的文件永远都是规矩而有条理 的，因为他们知道一次只能处理一个文件。当你向他要一份文件时，他可以立即交到你的手上。 当你交给他一份已经完成的合同或是备忘录时，他会马上知道应该放在什么位置上。 要知道，高效率的职员一定会给上司与同事留下工作有条理、安排有序的印象。
上司会对 他产生信任感，同事会对他产生信赖感。这种信任的获得，总是让他获得比别人更好的工作 机会。 在世界各地的许多著名公司里，都在倡导一项“办公室5S 管理”， 这种管理方式起源于日 本，意思是整理、整顿、清扫、清洁、素养五项工作，因为日语的罗马拼音均以“ S”开头，所以被称 为“5S 管理”。
“5S 管理”提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个整洁、明朗、舒适而有 益的工作环境。“5S 管理”的倡导者们认为， 坚持工作环境的干净整洁，物品有条不紊，就一定 可以大大地提高工作效率。就从现在开始， 为工作建立一个系统， 来保证日益增多的文件和档案不会凌乱和遗失。
然 后检查你的工具是否已经达到了优化组合，千万不要因为总是想着解决复杂的问题而忽视了基 本的工作。如果因为一些基本的工具出现了问题而影响了工作效率，那么效率如何能高起来 呢？那么如何让自己的办公桌整洁而不乱呢？以下几个办法值得参考： (1)把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。
你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。 (2) 在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着， 所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位 置上。 (3) 要力戒由于干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他不相干的 工作，一定要力求你在结束手头这项工作之前， 为它采取了所有应该采取的处理措施。
(4) 按规则把已经处理完毕的东西放到适当的地方去，再核对一下剩下的重点工作，然后 再去开始进行第二项最重要的工作。 手稿、 资料、 书籍等，什么东西放在哪里，都要有一定的“规 矩 '每 次 用 完 ，随手放回原处。 对与你有联系的朋友的姓名、地址和电话号码，也分门别类登记，可随手查到。
养成“有首尾” 的好习惯 ，把资料手稿整理得井井有条， 办公桌就像“管理交通”一样管得有条不紊， 这样就避 免了混乱， 时间就不会在找这找那中溜过去。
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