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在机关做秘书如何写好材料呢?

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在机关做秘书如何写好材料呢?

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    2017-07-31 10:38:32
  •   在机关做秘书工作,写材料是基本功,常干的活,躲不开,避不了。如果 你不会写,或者是不想写,唯一的办法就是离开机关,逃之夭夭,或者是呆在机关一辈子,但只干一些打杂跑腿出不了大的成绩也难以进步提高的事情。因此,从你跨进机关办公室那一天起,你就一定要学写材料,与纸与笔亲密接触、形影不离,熟悉、熟练直至精通文字材料,与写材料结下不解之缘。
      如:年度开始,要写工作计划;部署工作,要写领导讲话;开展工作,要写实施方案;调查情况,要写调查报告;查办问题,要写检查结论;承办课题,要写研究论文;交流学习,要写经验材料;年度终了,要写工作总结,等等,等等。为工作写,也为学习写;为务虚写,也为务实写;为领导写,也为自己写;为完成本职任务写,也为图表现求进步写。
      有人看要写,没人看也要写;有作用要写,作用不大也要写。你的工作,除了写,还是写,写完了一个材料,下一个材料接着写。一天到晚地写,没日没夜地,天天写,月月写,年年写,写不停笔,写无止境。 八十年代初,刚刚参加工作,我年纪轻,资历浅,写材料这类苦活自然躲避不了。
      那时,写给什么请示,拟个什么文件,几百字、上千字,只要领会了意图,清楚了情况,明确了内容,三下五除二,挥笔疾书,一气呵成,只要格式对了,语句通了,意思表述清楚了就行,也还算是简单轻松,举手之劳。但是,如果碰上召开全省性工作会议,全面部署专项性工作,调查解析某项专题情况,领导讲话呀,工作总结呀,经验材料呀,调研报告呀,等等,既有理论指导,又有实际操作;既有原则要求,又有具体安排;既要指出问题,又要分析原因,还要提出改进措施;既要总结成绩,又要谈出体会,还要提出方向任务。
      数千字,上万字的文稿,写起来就辛苦了。往往这个时候,时间紧,要得急,需在两三天内,甚至更短时间完成,逼上梁山了,只好日夜连轴转,通宵达旦地干,几小时、十几小时,甚至几天,把自己关在屋里,与外界断绝,看文件,翻材料,埋头伏案,苦思冥想,绞尽脑汁将方块汉字一个一个地往那稿纸上的方格里填,一行一行,一页一页地艰辛地往前爬行,就象打仗攻山头一样,只许前进,不能后退,跨过一丛丛荆棘,横过一道道壕沟,突破一个个堡垒,直到最网后到达胜利的顶峰。
      常常为写材料,废寝忘食,通宵达旦,文稿纸扯了一张又一张,蓝墨水吸了一管又一管,烟头丢了一只又一只,茶水也喝了一缸又一缸,手写酸了,腰勾痛了,腿发麻了,屁股坐得发烧了,累得不网象个人样。写完了,交给科长;科长看了,改了,交给文秘;文秘看了,改了,交给主任;主任看了,改了,呈报领导;领导看了,批了,提出意见,原路退回。
      到我手中,不敢延误,又连夜奋战,调整,补充,修改,反复斟酌,推敲,再修改。认为可以了,清稿誊抄成正稿,按原有程序,又一级一级送审,修改,直至领导满意为止。顺利的时候,一次或两次就大功告成,不顺利的时候要三次四次,甚至更多次数,几上几下,翻来覆去,反复折腾,可以说是脑力和体力超强透支,让你心力交瘁,精疲力竭,很长一段时间都恢复不过精神来。
       话说回来,当看到自己苦心堆砌的文字变成一篇思想丰富气势恢宏的文稿,印成一大摞崭新整齐并散发出油墨香味的材料,被众多人捧在手中如获至珍严肃认真地阅看,领导脸上为此露出灿烂笑容的时候,如释重负,身上的沉重枷锁总算卸载下来,不由得暗中一阵快慰和欢喜,犹如喝了一罐蜜糖似的,甜蜜蜜、乐滋滋地,要多高兴有多高兴,要多快乐有多快乐,一切苦涩、烦闷、疲惫烟消云散,全都抛到九霄云外去了。
       就这样,日复一日,年复一年,反复地、不停地、持续地写呀,写呀,写下去。苦了乐,乐了苦,苦了再乐,乐了再苦,苦中有乐,乐中有苦,其苦无尽,虽苦犹乐,其乐无穷。写得多了,见得多了,习惯了,顺畅了,脑瓜子也好使多了,一通百通,驾轻就熟,手到拈来,文字能力、思维能力、分析问题和解决问题的能力以及工作水平竟提高了不少。
       后来,工作时间长了,资历老了,地位高了,也算超脱出来,熬出头了,除了自己一时兴趣来了,写点体会性、感悟性文章,拿到有关报刊杂志上发表发表,练练手笔,养养心性,图个虚荣,赚点稿费之外,一些场面上的文字性工作就交给属下去做了,自己再不亲自捉刀主笔了,只在他们写之前拿出点指导性意见,交待些重点关键事项,审查下写作方案和提纲,稿子出来后看一看,圈划一下,提出一些修改意见罢了,少了许多动脑筋费心思加班熬夜拚时间拚体力之苦。
       多少年来,有一点,我是坚持不变的,也就是召开或参加什么大会,特别是本人亲自组织、主持的大会,需要本人讲话和发言的,不管要讲的内容有多丰富,时间有多长,我一律不要属下代笔写稿,也不在会议上印发讲话材料。这倒不是我冠冕堂皇自作聪明地粉饰自己,炫耀自己,故作姿态地去追求什么好会风、好 作风或好文风,而是我不习惯也不乐意在大庭广众之中去机械地呆板地照本宣科念早已印好的别人写的东西,一则感到别扭得很,二则也确实不合口味,不想说的要念,想说的稿子上没有,脱稿发挥又拍掌握控制不了时间,乱了会议的程序安排。
      当然,既然要讲话,尤其是一些重要工作的部署动员,也不能轻率对待,敷衍了事。会前,根据工作的要求、会议的目的和需要讲的内容,经过缜密思考,认真拟好讲话提纲, 一、 二、 三、四,几个大问题;大问题下,再甲、乙、丙、丁,几个要点或层次,一一写在本子上,记到脑子里。
      对那些特别重要的精神、原则、内容,需要引用名人、领导原话,法律、文件条文,中外古今的典型事例,有关数据等,则详细记录在另一卡片或纸上,以备讲话时使用。讲话或发言时,既敞开思想,放开话语,谈论风生,自由发挥,拉近与听众的距离,活跃会场气氛,又紧扣主题,掌握节奏,逻辑严密,层次分明,旁征博引,有论有据,有血有肉,使传递的信息和发布的内容深入听众心中。
      说得多了,熟能生巧,游刃有余,一打开话匣子,就如黄河之水滔滔不绝,一泻千里,不拘不束,不赘不散,不遗不漏,台下受听,自己也感到满意。属下将我的讲话记录下来,稍加修藻,整理成文,竟是一篇不错的文章,得到一份意想不到的收获!。

    陆-妞妞zj...

    2017-07-31 10:38:32

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